Mit SVA Expertise zur passenden Lösung für Robotic Process Automation.

Seit über 137 Jahren ist die Quarzwerke Gruppe als Produzent mineralischer Rohstoffe bekannt und geschätzt. Das unabhängige Familienunternehmen mit Sitz in Frechen und zahlreichen deutschen und internationalen Standorten verbindet dabei von jeher hochwertige Rohstoffvorkommen mit einer modernen und effizienten Aufbereitungstechnologie. Insbesondere Quarz, Kaolin, Feldspat, Wollastonit und Glimmer werden zu über 700 verschiedenen Qualitätsprodukten aufbereitet und in 50 Ländern verkauft.

Für die international an zahlreichen Standorten produzierenden Quarzwerke ist eine effiziente Buchhaltung eine wichtige Basis, vor der die Digitalisierung nicht haltmacht. Um Durchlaufzeiten zu verkürzen, Mitarbeiter zu entlasten und Kosten einzusparen, stand daher die Automatisierung bestimmter Prozesse im Fokus.

Denn die monatliche Erfassung der Leistungen einzelner Werke war für die Controlling- Abteilung mühsam: Dem Laden der Erzeugnisse durch alle einzelnen Werke in das Betriebsdatenerfassungs-Tool (BDE) folgte eine Verbuchung der Daten in das SAP-System, indem einzelne Excel-Tabellen geöffnet und händisch in das SAP-System eingetragen werden mussten. Die dann generierte Buchungs-ID musste in einen sogenannten Fahrplan in SharePoint eingetragen werden, um dort für jedes Werk sichtbar zu sein. Durch Ausnahmeregelungen und Verzögerungen musste die Vollständigkeit der Daten zudem trotz Deadlines fast täglich durch Mitarbeiter gecheckt werden.

Diese Art der Datenerfassung war sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Es wurde eine Lösung aus dem Bereich Robotic Process Automation (RPA) gesucht, die den Prozess komplett in der Dunkelverarbeitung belassen und somit frei von menschlichen Fehlern halten sollte.

Für das IT-Team der Quarzwerke fiel die Wahl schnell auf Microsoft Power Automate Desktop, da Microsoft Produkte bereits im Unternehmen eingesetzt waren und mit dieser RPA-Lösung daher schnell und einfach Schnittstellen geschaffen werden konnten.

Power Automate ermöglicht dabei die automatische Ausführung des Flows, damit dieser monatlich ohne weitere Handgriffe ausgeführt werden kann. Durch Power Automate Desktop können die Daten ohne vorhandene Schnittstellen des Betriebsdatenerfassungs- Tools exportiert und automatisch in das SAP-System eingepflegt werden. Hier sorgt der unattended Robot für die komplette Durchführung in der Dunkelverarbeitung. Wird mithilfe von Power Automate nach der zusätzlichen Prüfung festgestellt, dass nicht alle notwendigen Daten im BDE vorhanden sind, kann der Flow auch am nächsten Tag ausgeführt werden.

Der automatisiert fertiggestellte Fahrplan wird danach als Excel-Datei mit den fertigen Buchungsdaten aus dem SAP in SharePoint geladen und steht dort dann jedem berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung.

Der Prozess zur Verbuchung der Werke vom BDE in das SAP und der nachfolgende Upload in SharePoint konnte dank Microsoft Power Automate und den Experten der SVA komplett automatisiert werden – in der Dunkelverarbeitung und somit ohne menschliche Beihilfe. Für die Quarzwerke bedeutet dies nicht nur eine Zeitersparnis von über einer Stunde während jedes Monatsabschlusses, die mehr Freiraum für andere Prioritäten und Themen ermöglicht. Auch die Kosten für das Controlling konnten somit deutlich reduziert werden. Die enge Abstimmung mit den SVA Experten, die gemeinsam mit den Quarzwerken gezielt die Prozesse aufnahmen und bei technischen Problemen in der IT schnell reagierten, sorgte für einen äußert positiven Projektablauf.

„Die SVA hat uns bei der Automatisierung des manuellen Monatsabschlussprozesses in jeder Hinsicht hervorragend unterstützt“, bestätigt Hakan Memis, Senior Business Controller bei den Quarzwerken.

Von der Analyse unserer Anforderungen bis zur erfolgreichen Implementierung war SVA stets professionell, effizient und äußerst kompetent. Durch ihre Expertise und ihr Engagement konnten wir nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen einsparen, sondern auch die Genauigkeit und Effektivität unseres Monatsabschlusses erheblich verbessern.

- Hakan Memis, Senior Business Controller, Quarzwerke GmbH