RPA-gestützte Automatisierung interner Investitionsanträge
Smarte Prozessgestaltung, skalierbares RPA‑Framework und vollständige End‑to‑End‑Umsetzung durch SVA.
Aluminium Norf GmbH
Die Aluminium Norf GmbH (Alunorf) betreibt das größte Aluminiumwalz- und Schmelzwerk der Welt. Mit einer Produktionskapazität von über 1,5 Mio. Tonnen pro Jahr und mehr als 2.300 Mitarbeitenden gehört das Unternehmen zu den bedeutendsten Industriearbeitgebern der Region. Als Joint Venture der Speira GmbH und Novelis Deutschland GmbH produziert Alunorf Vormaterial, das weltweit unter anderem in der Verpackungs‑, Automobil‑ und Druckindustrie weiterverarbeitet wird.
Vor dem Hintergrund wachsender Anforderungen an Effizienz und Transparenz verfolgte Alunorf das Ziel, zentrale interne Abläufe zu digitalisieren, Medienbrüche zu reduzieren und Prozesse nachhaltig zu modernisieren.
Ausgangssituation & Herausforderung
Der Prozess zur Beantragung von Klein- und Pauschalinvestitionen wurde bislang über eine komplexe Excel-Makrodatei abgewickelt. Diese bot weder Datensicherung noch die Möglichkeit zur parallelen Bearbeitung und führte in der Praxis zu Fehlern, Mehraufwand und Intransparenz. Rückfragen per E-Mail oder Telefon, manuelle Prüfungen im Controlling und die anschließende Übertragung nach SAP erhöhten die Bearbeitungszeiten spürbar. Zudem wichen Mitarbeitende häufig auf formlos eingereichte E-Mails aus. Mit rund 600 Anträgen pro Jahr waren nahezu alle Fachbereiche betroffen.
Ziel war es daher, einen durchgängigen, digitalen Prozess zu schaffen, der die Antragstellung erleichtert, die Datenqualität erhöht und die Weiterverarbeitung automatisiert. Die Lösung sollte zentral über das Intranet zugänglich sein, SAP-Prozesse ohne manuelle Eingriffe anstoßen und dadurch sowohl Geschwindigkeit als auch Prozesssicherheit deutlich steigern.
Lösung & Umsetzung durch SVA
SVA entwickelte gemeinsam mit Alunorf einen modernen, voll digitalisierten End‑to‑End‑Prozess, der SharePoint Online als zentrale Plattform und Automation Anywhere als RPA‑Komponente kombiniert. Die bisherige Excel‑Datei wurde durch eine intuitive SharePoint‑Anwendung ersetzt, die strukturiert durch die Eingabe führt, Stammdaten automatisiert ergänzt und alle Anträge transparent versioniert darstellt. Medienbrüche und manuelle Abstimmungsschleifen konnten weitgehend vermieden werden.
Der größte Effizienzgewinn ergab sich durch die automatisierte Weiterverarbeitung der Anträge: Ein RPA-Roboter von Automation Anywhere erkennt neue Einträge in SharePoint, prüft sie auf Validität und kümmert sich um die vollständige Anlage des Auftrags über verschiedene SAP-Transaktionen. Zudem wurde ein Framework für Automation-Anywhere-Roboter bereitgestellt, welches globales Error-Handling, automatisierte Wiederherstellung im Fehlerfall und einfach konfigurierbare Protokollierung beinhaltet.
Das Projektteam begleitete alle Phasen – von der Anforderungsaufnahme über das Framework, bis hin zur Umsetzung des Prozesses mit Übernahme eines Großteils der RPA-Implementierung und SharePoint-Individualisierung, sowie Schulung und Go‑Live‑Unterstützung. Durch die integrative Rolle der SVA entstand eine Lösung, die fachliche Anforderungen und technische Umsetzung ideal miteinander verbindet und eine solide Basis für zukünftige Automatisierungsprojekte schafft.
Fazit & Ausblick
Die Einführung des neuen Prozesses hat Alunorf einen deutlichen Fortschritt hin zu digitalen und effizienteren Abläufen ermöglicht. Die Antragstellung ist einfacher, transparenter und jederzeit nachvollziehbar. Der automatisierte SAP-Transfer beschleunigt Freigaben, erhöht die Prozesssicherheit und reduziert den administrativen Aufwand im Controlling.
Weitere Anwendungsfälle wurden bereits identifiziert und teilweise umgesetzt. Gemeinsam mit SVA plant Alunorf den Ausbau der RPA-Umgebung, um die Automatisierung schrittweise unternehmensweit voranzutreiben und langfristig effizientere, transparente und zukunftssichere Prozesse zu etablieren.
