Begeisterung für perfekte Technik, exzellentes Design und herausragenden Service hat Dr. Hahn zu einem der innovativsten Unternehmen bei der Entwicklung und Produktion von Bändern für Türen aus Metall- und Kunststoffprofilen gemacht. Mit Hauptsitz in Mönchengladbach bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen, die höchsten Ansprüchen gerecht werden.

Zukunftsfähigkeit und Innovation stehen bei Dr. Hahn an oberster Stelle. Im IT-Bereich wurde die auf Microsoft 365 basierende Prozesswelt bereits umfassend digitalisiert. Der nächste Schritt ist die Integration weiterer Abläufe in eine automatisierte Gesamtlösung. Die Microsoft Power Platform bietet hierfür eine leistungsstarke und flexible Grundlage – die benötigten Lizenzen waren bereits im Unternehmen verfügbar und schafften die ideale Voraussetzungen für die Umsetzung.

Der Schwerpunkt lag zunächst auf der Optimierung des Prozesses für Beschaffungsanträge, die durch mehrere obligatorische sowie optionale Instanzen geprüft werden müssen, bevor sie genehmigt und umgesetzt werden können. Zu den involvierten Abteilungen zählen unter anderem das Controlling, das Prozessmanagement, die IT und die Geschäftsführung. Bislang erfolgte die Bearbeitung manuell, wobei Dokumente physisch zwischen den Beteiligten weitergereicht wurden. Dies führte zu langen Bearbeitungszeiten und einem erheblichen manuellen Aufwand. Ziel war es daher, den Prozess schneller, transparenter und effizienter zu gestalten, um einen reibungslosen und standardisierten Ablauf sicherzustellen.

Die Microsoft Power-Plattform und Microsoft 365 sind ein eng zusammengehörendes Geflecht, das nahtlos ineinandergreift. Zusätzlich sind Standard-Lizenzen für die Plattform bereits in den meisten Business Agreements für Microsoft 365 enthalten. Daher ist es naheliegend, für Automatisierungen und Apps, die im Rahmen dieser Umgebung laufen sollen, auf die Power-Plattform zurückzugreifen. Ihr Low-Code-Ansatz erlaubt es, auch ohne weitreichende Vorkenntnisse im Programmieren und Coden Lösungen zu bauen, selbstständig weiterzuentwickeln und zu betreuen.

Da die Prozessaufnahme bereits durch Dr. Hahn erfolgt war, stiegen die SVA Experten mit einem gemeinsamen Kick-off ein, in dem die Anforderungen besprochen wurden, um danach direkt im Sinne einer iterativen Low-Weight-Entwicklung auf einer Low-Code-Plattform mit der Umsetzung zu beginnen. Es folgte ein erster Designentwurf, der sicherstellte, dass alle mit demselben Zielbild arbeiteten und ein gemeinsames Verständnis herrschte. Darauf basierend entwickelten die SVA Experten dann eine Lösung unter Verwendung der Microsoft Power-Plattform, insbesondere mit Power Apps und Power Automate. Der Fokus lag dabei auf der Erstellung der Power App und der Automatisierung der Workflows für die Einreichung, Prüfung und Genehmigung der Ausgabenanträge. Nach Abschluss der ersten Entwicklungsphase startete die Testphase, die einen konstanten Dialog aus Bug und Bugfix enthielt, bis das Ergebnis zufriedenstellend war und die Lösung ins produktive System übernommen werden konnte.

Dank der neuen Lösung konnte der Prozess erheblich beschleunigt und optimiert werden: Die Ausgabenanträge werden nun bei Dr. Hahn zentral gespeichert und sind bei jedem Schritt vollständig nachvollziehbar; Genehmigungsprozesse, Antragsdetails und Historien sind jederzeit abrufbar, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Darüber hinaus minimiert die neue Lösung durch automatische Validierungen und Integrationen das Risiko von Fehlern und sorgt für konsistente Daten. Auch die Effizienz konnte deutlich verbessert werden, denn dank automatisierter Workflows werden die Ausgabenanträge schneller bearbeitet. Das Ergebnis sind auch zufriedene User, die von der Benutzerfreundlichkeit und der mobilen Verfügbarkeit der Lösung profitieren.

Im Verlauf des Projektes wurde jedoch nicht nur eine Lösung gebaut, sondern auch das technische Verständnis beim Kunden durch die SVA Spezialisten geschärft, so dass kleinere Projekte nun auch von der IT bei Dr. Hahn selbst entwickelt werden können. So war SVA nicht nur ein technischer Dienstleister, sondern ein strategischer Partner, der die Digitalisierung des Prozesses Ausgabenantrag während der gesamten Umsetzungsphase kompetent begleitet hat. Eine direkte Kommunikation, kurze Feedbackloops und ein freundschaftlich- professionelles Verhältnis waren Faktoren, die das Projekt über die hohe Expertise hinaus erfolgreich machten.