Microsoft 365 mit optimierter Kommunikation: Moderner Arbeitsplatz bei Hochwald Foods
Mit Adoption & Change Management und SVA Unterstützung zu mehr Transparenz
Hochwald Foods GmbH
Die Hochwald Foods GmbH produziert hochwertige Lebensmittel aus dem Rohstoff Milch für Menschen in der ganzen Welt. Als Unternehmen mit genossenschaftlicher Basis verfolgt Hochwald seit 1932 das Ziel, den von den bäuerlichen Anteilseignern gelieferten Rohstoff Milch zu verarbeiten und mit möglichst hoher Wertschöpfung zu vermarkten. Mehr als 1.800 Mitarbeitende sind an acht Standorten im In- und Ausland beschäftigt. Zu den bekannten Marken gehören unter anderem Bärenmarke, Glücksklee, Lünebest und Elinas.
Herausforderung
Bei Hochwald Foods stand man vor mehreren Herausforderungen: Um innovative und moderne Technologien zu integrieren, sollte die Digitalisierung vorangetrieben und gleichzeitig IT-Security gestärkt und Compliance gewährleistet werden. Dazu kam der Wunsch nach reduzierten, intuitiven Tools sowie der Möglichkeit zur effektiven und hybriden Zusammenarbeit intern wie extern. Dabei stand die positive Nutzererfahrung im Fokus: Durch wirkungsvolles Adoption & Change Management sollten Mitarbeitende von Anfang an in die Veränderungen einbezogen werden und positive Erfahrungen sammeln.
Lösungsweg
Hochwald Foods hat sich für die Umstellung auf Microsoft 365 entschieden. Die digitale Plattform ist ideal für Kommunikation und Zusammenarbeit – sie stellt nicht einfach nur neue Tools für Unternehmen wie Hochwald Foods bereit, sondern beeinflusst die Arbeitsweisen und auch die Art der zukünftigen Zusammenarbeit positiv und nachhaltig.
In enger Kooperation zwischen Technik, Projektmanagement und Adoption & Change Management von Seiten SVA und dem interdisziplinären Projektteam von Hochwald Foods wurde daher ein maßgeschneidertes Projekt entwickelt, das den Bedürfnissen nach Veränderung gerecht wird, aber auch bewährte, effiziente Arbeitsweisen nicht außen vor lässt. Die technische Implementierung und Konfiguration bildete für das Projekt die stabile Basis, auf der die Mitarbeitenden bestehende Prozesse und Arbeitsweisen entwickeln können.
Nach der Implementierung kann der Nutzen der Lösung durch verschiedene Metriken quantifiziert werden. Werksübergreifende Zusammenarbeit und projektbezogene Kooperation können durch verbesserte Teamkommunikation und schnellere Abstimmungen optimiert werden. Zudem folgt das Unternehmen dem aktuellen Stand der Technik, spezifische Sicherheitskriterien lassen sich besser realisieren. Durch die Analyse von Daten und Nutzungsstatistiken können weitere Verbesserungspotenziale identifiziert werden, die sukzessive in der Zukunft ausgeschöpft werden.
Adoption & Change Management
Ein besonderer Fokus wurde auf die Mitarbeitenden gelegt: Wie können sie an die neuen technischen Möglichkeiten herangeführt werden, ohne von der Veränderung überwältigt zu werden? Die Antwort war ein maßgeschneiderter Phasenplan im Rahmen eines Adoption-& Change-Management-Programms, mit dem Hochwald Foods gleich mehrere Herausforderungen auffangen konnte. Eine ausgewählte Multiplikatorengruppe, die über verschiedene Abteilungen und Bereiche hinweg angesiedelt ist, durfte Microsoft 365 in einer Pilotphase auf Herz und Nieren prüfen.
Es wurden konkrete Anwendungsfälle gesammelt und in dedizierten Expertensessions mögliche Lösungen aus dem Microsoft-365-Portfolio kennengelernt. Hochwald Foods setzte dabei im Projektverlauf auch in diesem Projekt auf außergewöhnliche Transparenz zu Herausforderungen, Beweggründen zum Vorgehen und zu Zielen des Projekts. Das stärkte die Zusammenarbeit und das Vertrauen zwischen Multiplikatoren und IT und sensibilisierte zusätzlich die Mitarbeitenden für die Verantwortung in der IT-Abteilung.
Fazit
Die schrittweise Einführung des Microsoft-365-Portfolios erleichterte es nicht nur den Anwenderinnen und Anwendern, sich an die neuen Möglichkeiten zu gewöhnen. Auch das IT-Team von Hochwald Foods konnte die Administration von Microsoft 365 analog den Projektphasen kennenlernen und sie in den Arbeitsalltag integrieren. Durch die Implementierung der Lösung wurden und werden zukünftig Arbeitsabläufe
und Geschäftsprozesse sowohl intern als auch in der Zusammenarbeit mit Externen schrittweise optimiert. Insbesondere die standortübergreifende Kommunikation und unternehmensinterne Abläufe konnten durch moderne Technologien wie Microsoft Teams verbessert werden, was zu einer besseren Arbeitsorganisation führt.
Die Atmosphäre in allen Terminen und Workshops war stets positiv und ehrlich, wodurch ein sicherer Raum für alle Beteiligten geschaffen wurde, in dem die Microsoft 365 Tools kennengelernt und getestet werden konnten. Die offene Kommunikation und der klare Ablaufplan haben erheblich zur erfolgreichen Implementierung beigetragen.
Die Optimierung der Kommunikationsprozesse durch moderne Technologie trägt nun auch zu einer verbesserten Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse bei. Hochwald Foods wird so stärker als innovatives und technologisch fortschrittliches Unternehmen wahrgenommen. Die neuen, modernen Arbeitsplatzlösungen und das Angebot an flexiblen und effizienten Arbeitsumgebungen steigern zudem die Attraktivität von Hochwald Foods als zukunftsorientierten Arbeitgeber.
