Moderne Kollaboration Dank Microsoft 365

Die Sächsische Staatsbäder GmbH (SSB), ein Unternehmen des Freistaates Sachsen, vereint die beiden Moor- und Mineralheilbäder Bad Elster und Bad Brambach. Sie wurde in Anknüpfung an die 175-jährige Gesundheitstradition im Jahr 1991 gegründet und hat sich aufgrund ihrer medizinisch-therapeutischen Kompetenz zu einer bedeutenden und tragenden Säule des Gesundheitstourismus in Sachsen/Vogtland entwickelt.

Mit Ablauf bestehender Microsoft Office-Lizenzierungen bestand bei den Sächsischen Staatsbädern der Bedarf nach einer Erneuerung der im Unternehmen eingesetzten Office Suite mit gleichzeitiger Erweiterung des Funktionsumfangs. Damit einher ging der Wunsch nach einer optimierten, vereinheitlichten Kommunikation zwischen den Standorten und den hybriden Arbeitsplätzen sowie der Erhöhung der Sicherheit für Identitäten, Endgeräte und Daten. Außerdem sollte die Administration der Office-Produkte zentralisiert und vereinfacht werden.

Die SVA Experten stellten als Ziellösung Microsoft 365 und das SVA-eigene Vorgehensmodell zur erfolgreichen Durchführung des Migrations-Projekts vor. Dazu konnten dem IT-Team der Sächsischen Staatsbäder zunächst in einem zweitägigen Microsoft 365-Technologieworkshop Lizenzmodell und Dienste nähergebracht und Mehrwerte im Zusammenhang mit vorhandenen Applikationen und Abhängigkeiten der Organisation erklärt werden.

Nach der erfolgreichen Implementierung wurden die Vorteile der einzelnen Dienste rasch bestätigt: Microsoft Teams überführt nun als neue Kollaborations-Lösung die verschiedenen Kommunikationskanäle in eine zentralisierte Lösung. Bestehende Arbeitsgruppen und neue Projekte haben damit eine Plattform erhalten, in der eine kollaborative Zusammenarbeit intern und mit externen Organisationen in Echtzeit möglich ist. Durch den Einsatz von SharePoint Online werden zudem Unternehmensdaten mit Teams und im Intranet veröffentlicht und für die Organisation oder Partner freigegeben. Tools wie Forms, Planner, Stream und Whiteboard sind integriert, um die Benutzererfahrung zu erweitern und zu optimieren.

Ein zusätzlicher Mehrwert wurde durch die Einführung von Intune für mobile Endgeräte geschaffen: Smartphones werden nun zentral über das Unternehmen administriert, mit einer Organisations-Compliance Richtlinie versehen und durch eine Inventarisierung besser verwaltet und überwacht. Dabei sind Unternehmensprofile jetzt isoliert von der privaten Nutzung des Endgerätes, was eine signifikante Verbesserung der Sicherheit und Compliance ergibt.

Lokale Benutzerprofile werden zudem jetzt automatisch ins OneDrive for Business integriert und erlauben eine bisher nicht vorhandene rudimentäre Datensicherung und geräteunabhängige Verfügbarkeit der Profile. Die Aufwände für administrative Tätigkeiten konnten dadurch erfolgreich gesenkt werden: Die Verwaltung von Nutzer- und Lizenzzuweisungen ist erheblich einfacher und regelmäßige Berichte lassen sich schneller generieren. Durch den Evergreen-Ansatz bleiben dabei die Office-Pakete im monatlichen Updatekanal gepflegt.

Bei allen Implementierungen lag der Fokus auch auf einer Erhöhung der Sicherheit für Identitäten, Geräte und Daten. Daher ist mit Entra ID Premium Plan 1 ein umfangreiches Conditional Access Policy Framework entstanden, welches den Zugriff für Mitarbeitende und Geräte aus den Organisationsstandorten und mobilen Arbeitsplätzen reguliert und überwacht. End User sind an einen zweiten Faktor gebunden, der mit Windows Hello for Business und dem Microsoft Authenticator umgesetzt wird. Die Datensicherung der Cloud-Inhalte, wie SharePoint Online, persönliche OneDrive-Speicher und Microsoft Teams, wird schließlich mit dem SVA Backup as a Service für Microsoft 365 erreicht.

Um die Akzeptanz der neuen Lösung durch die Mitarbeitenden zu verbessern, wurden diese frühzeitig in die Einführung eingebunden. Dazu konnte das Team Adoption & Change Management (ACM) von SVA eine interne Multiplikatoren-Community aufbauen, die die Unterstützung des Projekts förderte und anfängliche Skepsis in Neugier umwandelte. Regelmäßige Termine zum Kennenlernen der technischen Möglichkeiten halfen den Mitarbeitenden, sich mit neuen Arbeitsweisen vertraut zu machen und vieles auf ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Transparente Projektkommunikation und das offene Ansprechen von Bedenken halfen nicht nur bei der Akzeptanz, sondern aktivierten auch die unternehmensweite Unterstützung.

Dank des Know-hows und der Projekterfahrung des langjährigen Partners SVA konnte schon die etablierte Vorgehensweise der Experten den Projekterfolg sichern – Projektmanagement, Compliance-Skill, Adoption & Change Management, Consulting & Professional Services sowie Betriebsunterstützung kamen aus einer Hand.

Den Sächsischen Staatsbädern steht nun mit Microsoft 365 eine moderne kollaborative Plattform zur Verfügung, die nicht nur die Tool-Landschaft, unternehmensweite Kommunikation und die dazugehörigen Prozesse vereinheitlicht hat. Auch die Arbeitsprozesse über mobile Endgeräte wurden vereinfacht und die Kollaboration in der Projektbearbeitung verbessert. Zudem profitieren die Mitarbeitenden der Sächsischen Staatsbäder nun von mehr Sicherheit für Identitäten und mobile Endgeräte – und von zukunftsorientierten Rahmenbedingungen für eine effizientere Zusammenarbeit.