Mit Microsoft 365 zu besserer Kommunikation & Kollaboration

Stadtwerke Ettlingen führen dank SVA Expertise zu Microsoft und Adoption & Change Management erfolgreich zukunftsfähige Lösung ein.

Die Stadtwerke Ettlingen GmbH ist ein regionales Versorgungsunternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Energie, Wasser und Dienstleistungen für die Stadt Ettlingen und die umliegenden Gemeinden spezialisiert hat. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Innovation bietet das Unternehmen eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen, darunter Strom, Gas, Fernwärme und Trinkwasser. Darüber hinaus engagieren sich die Stadtwerke Ettlingen aktiv in der Förderung erneuerbarer Energien und der Umsetzung umweltfreundlicher Projekte, um die Lebensqualität in der Region zu verbessern. Als zuverlässiger Partner für Privat- und Geschäftskunden steht die Stadtwerke Ettlingen GmbH für Kompetenz, Kundennähe und zukunftsorientierte Lösungen.

Die Stadtwerke Ettlingen GmbH plante die Ablösung ihres bisherigen Maildienstes sowie der aktuell eingesetzten Mobile-Device-Management-Software, um für beides neue, zukunftsfähige Lösungen bereitstellen zu können. Dabei stand nicht nur die Förderung der internen Kollaboration im Fokus, sondern auch die Reduktion von administrativen Aufwänden.

Wichtig waren zudem die zeitliche Einhaltung des Wartungsvertragsendes der Bestandslösungen sowie die Schaffung von neuen Möglichkeiten zur effektiven externen Zusammenarbeit. Durch wirkungsvolles Adoption & Change Management sollten außerdem Mitarbeitende von Anfang an in die Veränderungen einbezogen werden und positive Erfahrungen sammeln, sodass die Akzeptanz auf Benutzerseite gesteigert wird.

Gemeinsam mit den Experten von SVA wurde zunächst innerhalb eines Vorprojektes die Erarbeitung einer individuellen Entscheidungsgrundlage und Konzeption zur Einführung von Microsoft 365 fertiggestellt. In einer mehrtägigen Workshopreihe konnten dazu die Anforderungen und Ziele in den Workstreams Governance & Compliance, Technologie, Projektleitung sowie Adoption und Change erarbeitet werden. Das Ergebnis des Vorprojektes war eine Work-Breakdown-Structure (WBS), welche die genauen Schritte der späteren Einführung widerspiegelte.

Im Anschluss wurde unter Einbeziehung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem eine individuelle Cloud Policy erstellt, welche neben weiteren Aspekten die Grundlage für ein entsprechendes Risiko-Management-System bildete. Im Verlaufe des Projektes wurden dann die getroffenen Entscheidungen und Richtlinien mittels einer GAP-Analyse mit der bestehenden Umgebung abgeglichen und etwaige Maßnahmen zur Schließung erkannter Herausforderungen etabliert.

Aufgrund des zeitlich vorgegebenen Rahmens und um die Endanwender nicht zu überfordern, aber dennoch frühestmöglich die ersten Microsoft 365-Dienste bereitzustellen, wurden WBS und Implementierung in insgesamt vier Funktionswellen untergliedert:

Mit Microsoft 365 und seinem eng verzahnten Lösungs-Portfolio konnte so ein modernes E-Mail-System mit weitreichenden Kollaborationsmöglichkeiten geschaffen werden. Durch den flächendeckenden Einsatz von Teams in Verbindung mit Exchange als neuer Kalenderlösung können Online- und hybride Meetings vermehrt eingesetzt werden und eine Doppelpflege von Kalendern ist nicht mehr nötig.

Dank Intune steht nun eine sichere und komfortable Verwaltungslösung der Mobile Devices zur Verfügung – und in Verbindung mit Knox Online/Google Zero Touch können User ihre mobilen Endgeräte selbstständig ausrollen und in Betrieb nehmen. Zudem wurden durch Entra ID als zentrale Authentifizierungslösung für mobile Endgeräte, E-Mail, Meetings etc. die Arbeitsabläufe flüssiger und erzeugen weniger authentifizierungsbezogene Tickets bei der IT. Zur Sicherung der produktiven Daten wird AvePoint Microsoft 365 Backup – inklusive Cloud Backup for Entra ID und Cloud Governance for Microsoft 365 – eingesetzt.

Die Einführung von Microsoft 365 und gleichzeitige Ablösung der bekannten Umgebungen brachte einige Veränderungen sowohl für die interne IT als auch die gesamte Belegschaft der Stadtwerke Ettlingen mit sich. Gemeinsam mit SVA wurde daher eine Kampagne für maßgeschneiderte Adoption- und Change-Mechanismen entworfen, die sowohl die interne Kommunikation über den Projektverlauf begleitete als auch die gesamte Einführung und die Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter nahbarer machte. Die Kampagne trug das Motto „SWE365 – ein Sprung in die Zukunft“ und beinhaltete im ersten Schritt die Etablierung eines internen ACM-Projekt-Teams, welches die Interessen des Unternehmens im Auge behalten sollte. 

Die ACM-Experten von SVA gewährleisteten außerdem eine strukturierte Projekt- & interne Kommunikationsplanung und holten in Terminen alle Abteilungsleiter ab, um sie für die Microsoft 365-Einführung zu sensibilisieren. Anschließend etablierten sie eine Champions-Gruppe aus den unterschiedlichen Abteilungen und Rollen, die durch Use-Case-bezogene Workshops bei der Umsetzung ihrer Arbeitsaufgaben in der Microsoft 365-Welt begleitet wurde. Sie lieferte die konkreten Anforderungen und sollte als Hilfestellung für die Kollegen bei und auch nach der Einführung agieren. Diese Maßnahmen setzen den klaren Fokus auf die menschliche Begleitung während der technischen Veränderung, das Aufzeigen der Mehrwerte und somit den Grundstein für die Akzeptanz.

Nicht nur durch die neuen internen und externen Kollaborationsmöglichkeiten, die vereinfachte Administration und leichtere Bedienung haben die neuen Lösungen alle Erwartungen erfüllt. Die optimalen Maßnahmen zum Adoption & Change Management führten auch zu einer Akzeptanz, die ein maßgeblicher Punkt für die Zukunftsfähigkeit des Konzepts ist. Das Projekt wurde von Beginn an mit den SVA-Experten geplant und umgesetzt, sodass eine Rundum-Betreuung möglich war. Dank SVA-Projektmanagement und Change Management konnten interne Aufwände reduziert, Experten-Know-how eingebracht und auch die Besonderheiten der Stadtwerke Ettlingen bei der Umsetzung berücksichtigt werden.

Ein großer Dank geht an das Team von SVA für die professionelle und tatkräftige Unterstützung, ohne die das Projekt nicht so rund gelaufen wäre.

- Andreas Heck, Leiter IT bei den Stadtwerken Ettlingen