Gemeinsam Gas geben auf der A365 in Richtung Microsoft
Beim Schritt zu Microsoft 365® stand für den Reutlinger General-Anzeiger auch der Mensch im Mittelpunkt.
Reutlinger General-Anzeiger: Die Tageszeitung der Region Neckar-Alb
Der Reutlinger General-Anzeiger (GEA) ist die größte unabhängige Tageszeitung mit eigener Vollredaktion in der Region Neckar-Alb. Er informiert an jedem Werktag über regionale und internationale Ereignisse aus Politik, Wirtschaft, Kultur und Sport. Im Kreis Reutlingen ist das Medienhaus mit seinen ca. 200 Beschäftigten besonders aufgrund des lokalen Fokus nicht wegzudenken.
Herausforderung: Überholte IT-Systeme und Arbeitsweisen
Der GEA wollte den Anforderungen moderner Kommunikation und Kollaboration gerecht werden und stand vor der Herausforderung, seinen Mitarbeitern eine passende Lösung bereitzustellen. Diese sollte auch das Arbeiten aus dem Home-Office ermöglichen. Vorab wurden keine Tools für Zusammenarbeit, Teamwork und Remote Meetings genutzt, so dass dies den ersten Schritt in die Cloud und den Einstieg ins digitale Arbeiten darstellte.
Lösung: Ein neuer digitaler Arbeitsplatz
Im Rahmen eines Cloud-Strategie-Workshops und darauffolgenden Technologie-Workshops mit den Experten der SVA wurde eine Microsoft 365®-Strategie für den Reutlinger General-Anzeiger entworfen. Im Fokus stand, dass der gezielte Einsatz von Cloud-Technologien, insbesondere Microsoft 365®, die Komplexität der IT-Infrastruktur reduzieren und diese leichter skalierbar gestaltet werden sollte.
Fünf Workstreams waren hier von Bedeutung:
Governance and Compliance
Unter Einbindung von Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat wurde eine Betriebsratsvereinbarung für die Nutzung der Microsoft 365®-Dienste entwickelt, die nicht nur für die GEA-Kunden, sondern auch für die Beschäftigten die Sicherheit ihrer Daten gewährleistet.
Adoption and Change Management
Hier lag der Fokus auf der Begleitung aller Teams bei der technischen Veränderung. Spezielle Maßnahmen machten Ziele und Visionen transparent, zeigten Mehrwerte auf und schafften Akzeptanz für veränderte Prozesse.
IT Operation Management
Der Evergreen-Ansatz der Cloud Provider erforderte eine organisatorische Umgestaltung der IT-Prozesse und -Rollen. Gemeinsam mit der SVA wurden beim GEA entsprechend
organisatorische und technische Rollen im Microsoft 365®-Umfeld definiert.
Technical Implementation
Nach der technischen Vorbereitung der On-Premises-Umgebung konnte eine Hybrid-Konfiguration eingerichtet werden. In diesem Zuge wurden die Identitäten mittels Azure AD Connect nach Azure AD synchronisiert, um Microsoft Teams und die dafür notwendigen Kollaborationsdienste SharePoint Online und OneDrive nutzen zu können. Um die Sicherheit der Umgebung zu gewährleisten, wurden wichtige Security Features eingeführt. Eine Hybridstellung zwischen dem lokalen Exchange und Exchange Online sorgt außerdem zukünftig für die optimale Nutzung von Exchange Online Features in Microsoft Teams.
Project- and Program Management
Diese beschriebenen Aufgabenbereiche mussten in einem weiteren Workstream definiert, geplant und kontinuierlich gesteuert werden. Eine Meeting-Struktur mit regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen und Reporting unterstützt die Termin- und Ressourcenkoordination sowie die Stakeholder-Kommunikation. Sie stellt auch den Projektfortschritt unter Berücksichtigung von Budget, Zeit und Qualität sicher. Bei der Vorgehensweise fiel die Entscheidung für ein traditionelles Projektvorgehen (Wasserfall), angelehnt an PRINCE2.
Die Zusammenarbeit mit der SVA lief hervorragend. Egal um welche Frage es ging, es fanden sich immer entsprechende Experten, die uns kompetent und zuverlässig weitergeholfen haben.
Michael Weiß, IT-Leiter GEA
Der Mensch im Mittelpunkt
Die Bereitstellung einer modernen Arbeitsumgebung über Microsoft 365® Services ging für die GEA-Nutzer mit komplexen und tiefgreifenden Veränderungen in Arbeitsweise und Unternehmenskultur einher. Daher stand in diesem Projekt von Anfang an der Mensch im Mittelpunkt.
Mit einer zum GEA passenden und gemeinsam mit SVA entwickelten Kampagne wurden die Anwender unter dem Motto „Gemeinsam Gas geben auf der A365 in Richtung Microsoft“ regelmäßig informiert und auf dem Weg zum modernen Arbeitsplatz begleitet. Nur wenn neue Technik und Arbeitsformen akzeptiert und effektiv genutzt werden, erfüllen diese ihren eigentlichen Zweck und stellen den Erfolg des Gesamtprojektes sicher. Durch die enge Zusammenarbeit mit internen GEA-Key-Usern konnten daher die Kernziele effektive Kollaboration, erhöhte Transparenz, verbesserte Kommunikation, schnelle Arbeitsergebnisse, effiziente Arbeitsweisen und das zufriedene Lächeln der User erreicht werden.
