Digitale Beschleunigung durch intelligente Automatisierung

Die BÄKO-ZENTRALE eG optimiert Prozesse mit Automation Anywhere und SVA.

Die BÄKO-ZENTRALE eG ist ein genossenschaftlich organisierter Fachgroßhandel für Bäckereien und Konditoreien. Ihre Funktion ist die Koordination von Einkauf und Rohstoffversorgung der angeschlossenen Backbetriebe in Deutschland und Österreich. Mit 28 Regionalgenossenschaften, 3 Zweigniederlassungen und einer Zentrale in Duisburg werden die Handelsinteressen von rund 13.500 Bäckern und Konditoren vertreten. Dank höchstem Qualitätsmanagement und nutzerorientierter Dienstleistung werden eine zuverlässige Bedarfsabdeckung und steigende Wettbewerbsfähigkeit für die Kunden erreicht.

Die BÄKO-ZENTRALE eG war auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung von internen, digitalen Unternehmensabläufen, vor allem bezüglich des auf Microsoft Dynamics NAV basierenden ERP. So sollten die Effektivität gesteigert und die Teams bei wiederkehrenden und zeitintensiven Arbeitsschritten unterstützt werden. Eine Software zur Umsetzung von Robotic Process Automation (RPA) muss zudem zukünftig auf flexible Anpassungswünsche aus allen Unternehmensbereichen (wie Buchhaltung, Marketing, Einkauf, Verkauf, Logistik) reagieren und mit diversen bereits eingesetzten Programmen kompatibel sein bzw. individuell agieren können. Systemübergreifende Prozessschritte sollten zukunftssicher und unabhängig optimiert werden.

Die Entscheidung fiel aufgrund der Flexibilität, Rentabilität, Vielfalt und der möglichen Produktivität für Automation Anywhere als RPA-Lösung der BÄKO-ZENTRALE eG. Die Software kommt dank ihrer breiten Kompatibilität schnell zum Einsatz, ohne dass bestehende Technologie ausgetauscht werden muss. Im ersten Schritt entschied man sich, im Bereich Buchhaltung den täglichen Rechnungslauf als Pilotprojekt zu automatisieren und hat Automation Anywhere dazu vorerst für ein Jahr implementiert. Die Einführung einer RPA-Lösung für wiederholende, strukturierte Prozesse ebnet meist den Weg für eine komplexe und strategische Automatisierung. Da es sich um eine Cloud-RPA handelt, war kein großer Aufwand notwendig, um die Software einfach zugänglich und benutzerfreundlich einzusetzen. Die Benutzerfreundlichkeit und das Cloud Deployment reduzieren Infrastruktur- und Wartungskosten auf ein Minimum und optimieren zudem das Mitarbeitererlebnis.

Bereits mit kleinsten Automatisierungs-Schritten wurde dank Automation Anywhere A360 schnell eine Steigerung der Produktivität jedes Einzelnen sichtbar. Somit wurden dann bereits während der Testphase weitere Aufgaben durch die RPA-Software automatisiert. Die tägliche Faktura von Ausgangsrechnungen sowie deren Druck mit komplexen, vordefinierten Parametern wird nun automatisch durchgeführt und findet außerhalb der Geschäftszeiten statt, ohne das Tagesgeschäft zu blockieren. Durch eine Log-Datei werden 
die täglichen, automatisierten Schritte dokumentiert, so dass damit und durch Einstellungen innerhalb der End-to-End-Plattform schnell auf etwaige Abweichungen bei der Automatisierung reagiert werden kann.

Die SVA Experten konnten die BÄKO-ZENTRALE eG nicht nur bei der Inbetriebnahme und Schulung der Software unterstützen, ohne dass es zu Unterbrechungen in den internen Prozessen des Kunden geführt hat. Es wurden auch Schulungen als Workshops durchgeführt und es standen jederzeit Berater zur Verfügung. Nach dem hauptsächlich von SVA entwickelten ersten Pilotprozess wurde dieser in die Produktion überführt. Die BÄKO-ZENTRALE eG war dann in der Lage, selbst weitere Prozesse zu automatisieren und tut dies auch weiterhin.