SVA begleitet von der Strategie über Prozessoptimierung und Data Warehouse zu einer modernen und anforderungsgerechten IT.

Die TMP Fenster + Türen GmbH ist ein 1990 gegründetes, mittelständisches Produktionsunternehmen mit Hauptsitz im Thüringischen Bad Langensalza, welches Fenster, Türen und diverses Zubehör, wie Wintergärten, Insektenschutz oder Plissees, herstellt und vertreibt. Das Unternehmen verfügt über je einen weiteren Produktionsstandort in Thüringen und Mecklenburg-Vorpommern sowie einen Standort in Litauen. An den Produktionsstandorten sowie in mehreren Vertriebsniederlassungen in Thüringen, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein sind aktuell ca. 380 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt.

Herausforderung

Die Umstände der Covid-19 Pandemie bzw. der dadurch ausgelöste Boom in der Baubranche bescherten der TMP volle Auftragsbücher und steigende Umsatzzahlen. Durch die damit verbundene hohe Auslastung in allen Fachbereichen geriet das Unternehmen mit den etablierten Prozessen an seine Grenzen.

Darüber hinaus erfolgte Anfang 2021 mit der Übergabe der Unternehmensführung vom Unternehmensgründer auf zwei neue Geschäftsführer auch die Etablierung einer neuen Führungsmannschaft sowie weitere prägende organisatorische Veränderungen. Diese und die gestiegenen Anforderungen, aber auch die bisherige Arbeitsweise der Organisation brachten eine Vielzahl an Herausforderungen mit sich, die berücksichtigt werden mussten: Neben einer ausbaufähigen Zielausrichtung auf Unternehmens- und IT-Ebene und der erwarteten Neu- und Restrukturierung der Fachbereiche war die ausbaufähige Prozess- und Servicereife der IT-Organisation wichtig. Vor dem Hintergrund einer veralteten IT-Systemlandschaft und einer hohen Auslastung sollte die IT-Abteilung zum Partner und Enabler werden mit Zeit für Optimierungen und Neuerungen.

Ziel

Die TMP fand in SVA einen zuverlässigen strategischen IT-Partner, der über nachgewiesene Kenntnisse in den Bereichen digitale Transformation, IT-Infrastruktur und -Betrieb sowie innovative Technologien verfügt. In enger Zusammenarbeit wurde zunächst eine umfassende Planung durchgeführt. Diese sollte sowohl die Modernisierung der Infrastruktur als auch ein durchgängiges Service- und Betriebs-Konzept sowie die partielle Neuausrichtung der IT-Organisation mit einem klaren Sourcing-Konzept beinhalten. Dabei sollten erforderliche Maßnahmen zur Stabilisierung umgehend ergriffen und ein langfristiges Realisierungsprogramm der für die Digitalisierung organisatorischen, prozessualen und infrastrukturellen Voraussetzungen initiiert und umgesetzt werden.

Vorgehensweise

Die Grundlage für die Umsetzung verschiedener Initiativen und Vorhaben war die Entwicklung einer neuen IT-Strategie, die an den übergeordneten Zielen der Unternehmung ausgerichtet werden sollte. Ausgehend von den strategischen Zielen der TMP wurden die übergreifenden Kernziele für den IT-Bereich anhand der OKR-Methode abgeleitet und für diese erreich- und messbare Ergebnisse ausformuliert. Die Zielplanung erfolgte unter Berücksichtigung von existierenden Abhängigkeiten und Ressourcen-Verfügbarkeiten.

Im Rahmen von regelmäßig stattfindenden IT-Planungsmeetings in Anlehnung an das SAFe-Framework wurden die definierten Ziele allen Programmbeteiligten vorgestellt, um ein gemeinsames Verständnis und Hinwirken auf die Zielerreichung sicherzustellen.

Die Schwerpunkthemen der strategischen Beratung des Programms richteten sich im Wesentlichen auf die folgenden Bereiche:

• Aufbau eines Managementsystems für das Strategie-, Programm- & Portfoliomanagement
• Analyse der Bedarfe und Standortbestimmung von Fähigkeiten und Anforderungen aus den Fachbereichen
• Erarbeitung einer IT-Strategie und deren Ausrichtung an definierte Organisationsziele (Zielplanung auf Basis OKR)
• Aufbau einer priorisierten Projekt-/Initiativen-Roadmap (Capability Management)
• Durchgehende strategische Beratung (IT-Management-Consulting) und Programm-/Projekt-Management (SAFe PI/Kanban/Scrum)

Eine Besonderheit ist das Programm TMP – Digitalisierung 2025, das 2021 ins Leben gerufen wurde, um den Herausforderungen entgegenzutreten und mit Fokus auf Digitalisierung sowohl organisatorische als auch technische Automatisierungsprozesse zu ermöglichen. So wurden parallel zu den mittel- und langfristigen Projekten zu Beginn Sofort- und Stabilisierungsmaßnahmen eingeleitet und umgesetzt, um schnell wirksame Ergebnisse zu erreichen. Die Vielzahl von Projekten und Maßnahmen, die iterativ geplant werden, sind dabei in Initiativen zu verschiedenen Themenbereichen angesiedelt:

• Stabilisierung und Modernisierung des IT-Basisbetriebs durch Maßnahmen im Bereich Virtualisierung, Cloud und Collaboration
• Erhöhung der IT-Security durch Restrukturierung des Netzwerks und der Firewall-Infrastruktur
• Sicherstellung von Hochverfügbarkeit im Bereich Datacenter und Storage
• Optimierung des Prozessmanagements durch Coaching und Unterstützung in der Kerndisziplin sowie durch Analyse und Optimierung der Organisationsprozesse
• Steigerung der Servicereife der IT-Organisation durch Coaching in ITIL sowie Formulierung und Einführung von ITIL-Prozessen und -Services
• Automatisierung und Digitalisierung diverser Schnittstellen zu Handelsplattformen etc.
• Optimierung vorhandener und Evaluierung neuer zentraler Anwendungen (ERP & PPS/CRM/DMS etc.)
• Einführung einer Business-Intelligence-Plattform

Enge Zusammenarbeit und wirksame Ergebnisse

Das Projekt war gekennzeichnet durch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen der TMP und SVA, welche sich von der IT-Abteilung über die Key-User aus den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens bis hin zur Geschäftsführung erstreckte. Um die inhaltliche Arbeit zielgerichtet zu strukturieren, war es entscheidend, agile Kommunikationsformate zu etablieren, die die Planung der nächsten notwendigen Schritte entlang der Unternehmensziele ausrichten und dabei die Komplexität managen konnten. Mit Hilfe des strategischen Management-Beraters gelang die effiziente und nachhaltige Steuerung und Weiterentwicklung dieses mannigfaltigen IT-Projekts und führte zu einer deutlichen Steigerung der Umsetzungsgeschwindigkeit und Transparenz des Programms TMP – Digitalisierung 2025.