Umgang mit Bewerberdaten

Datenschutzhinweise für Bewerber

Kontaktdaten der Verantwortliche Stelle, des Datenschutzbeauftragten und des Datenschutzteams

Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 06122 536-0
Telefax: +49 06122 536 399
E-Mail: mail@sva.de

Geschäftsführung: Philipp Alexander, Sven Eichelbaum

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter
SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 6122 536-0
E-Mail: dsb@sva.de

Kontaktdaten der Datenschutzabteilung

Datenschutz
SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 6122 536-0
E-Mail: datenschutz@sva.de

Die folgenden Informationspflichten (nach Artikel 13 DSGVO) gelten für das gesamte Bewerbungsverfahren der SVA.

Wenn Sie das Jobportal nutzen oder Ihre Bewerbungsdaten über einen anderen Weg an die SVA übermitteln, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. In diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten.

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbermanagement/Bewerbungsverfahren (Personal - Recruiting)

In Kürze: Sie können sich auf unserer Webpräsenz über den Menüpunkt „Karriere“ über Ihre beruflichen Perspektiven und Einstiegsmöglichkeiten in der SVA informieren. Über das auf der Webpräsenz eingebundene Jobportal haben Sie Einblick in die aktuellen Stellenangebote. Weiterhin haben Sie dort die Möglichkeit, sich online, direkt auf ein Stellenagebot oder aber auch initiativ zu bewerben.

Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen werden intern an die in den Bewerbungsprozess involvierten Abteilungen weitergegeben. Dabei erhalten ausschließlich solche SVA-Mitarbeiter Zugang zu diesen personenbezogenen Daten, die diese unbedingt benötigen (Need-to-know-Prinzip).

Zweck der Verarbeitung: Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten verarbeitet die SVA zur Prüfung Ihrer Bewerbung und Ihrer Eignung für die ausgeschriebenen und offenen Stellen sowie zur Durchführung des dazugehörigen Bewerbungsverfahrens.

Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet:

Bei der Bewerbung verarbeitet die SVA Ihre personenbezogenen Daten aus den Bewerbungsunterlagen und etwaigen Vorstellungsgesprächen. Dazu zählen:

Bewerberdaten (z. B. Name, Vorname, E-Mail-Adressen (privat), Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, etc.)
Finanzdaten (z. B. Kontoverbindungen für Erstattungen von Reisekosten)
Gesundheitsdaten (z. B. Daten zu Gleichstellungen)
Sonstige Daten (z. B. Freiwillige Angabe der Geschlechtszugehörigkeit)

Speicherdauer der personenbezogenen Daten: Standardmäßig löscht die SVA Bewerbungsdaten sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch. Während dieser sechs Monate werden die personenbezogenen Daten eingeschränkt verarbeitet (gesperrt), das heißt, Ihre Bewerbungsdaten werden zwar noch gespeichert (1), aber nicht mehr auf andere Weise verarbeitet.

i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO: Keine Löschung bei Notwendigkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Im Rahmen des Bewerbermanagement/Bewerbungsverfahren (Personal - Recruiting) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

„… die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen; …“

i.V.m § 26 Abs. 1 BDSG (zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung). Soweit es sich bei Ihren personenbezogenen Daten um besondere Kategorien personenbezogener Daten handelt, erfolgt die Verarbeitung auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO

„… die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person, die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann …“

i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG, wenn dies zur „Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich“ ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses und zu keinem anderen Zweck verarbeitet.

Auftragsverarbeiter, die SVA einsetzt: Wir nutzen für den Bewerbungsprozess die Software rexx. Anbieter dieser Software-Lösung ist rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg.

Weitere Empfänger: Keine

Übermittlungen in Drittländer: Es erfolgt keine Übermittlung an ein Drittland.

Verarbeitung personenbezogener Daten bei einem Videointerviews

In Kürze: Wenn Sie sich bei der SVA im Rahmen eines Videointerviews vorstellen, muss SVA gewisse Daten verarbeiten die notwendig die hierfür notwendig sind.

Zweck der Verarbeitung: Durchführung von Videointerviews, um die Eignung von Bewerbern (betroffenen Personen) für offenen Stellen in der SVA zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet:

Identifikations- und Anmeldedaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Benutzername)
Audio- und Videodaten

Speicherdauer der personenbezogenen Daten:

Audio- und Videodaten werden nicht gespeichert.
Identifikations- und Anmeldedaten werden nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Im Rahmen des Videointerviews verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO

(… „die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen ...)

Verfolgte Interesse (berechtige Interesse) an der Verarbeitung personenbezogener Daten:

Videointerviews im Bewerbungsgespräch sind mittlerweile gängige und häufige Praxis, derer sich eine Vielzahl an Unternehmen als Alternative zum persönlichen Vor-Ort-Termin bedient. Für den Verantwortlichen bringt die Umsetzung per Videointerview diverse Vorteile. Neben Kosten- und Zeitersparnis für längere An- und Abreisen, ermöglichen die Videointerviews weniger Organisationsaufwand und damit auch weniger Stress. Des Weiteren ist eine schnellere Bewerbungsprozess gewährleistet, bei der mehr Bewerber*innen die Möglichkeit haben sich zu bewerben und persönlich vorzustellen. Dies hilft dem Verantwortlichen die Bewerber zu mit den besten Qualifikationen für die offenen Stellen zu identifizieren.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen des hier beschriebenen Bewerbungsprozesses verarbeitet.

Eine Teilnahme per Videointerview ist nicht verpflichtend und basiert stets auf dem freiwilligen Wunsch der Bewerber*innen bzw. dem Wunsch aller Beteiligten. Sofern Sie lieber mit uns persönlich sprechen möchten, ist dies natürlich immer möglich und führt zu keinerlei Nachteil oder Wertung seitens SVA.

Auftragsverarbeiter, die SVA einsetzt: Wir verwenden nur vertrauenswürdige Auftragsverarbeiter, die Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten ("Auftragsverarbeiter"). Wir nutzen für das Videointerview die Software Microsoft Teams. Anbieter dieser Software-Lösung ist Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Ireland.

Weitere Empfänger: Keine

Übermittlungen in Drittländer:Die Verarbeitung von Daten mit Microsoft Teams inkl. der Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud in Rechenzentren in der Geografie Europa bzw. wenn möglich in Deutschland. Es ist nicht beabsichtigt, personenbezogene Daten aus Gründen des Betriebs von Microsoft Teams in ein Drittland zu übermitteln. Insbesondere erfolgt keine Speicherung von Daten in Drittländern. Störungen sollen nach dem Microsoft Betriebskonzept weitgehend automatisiert behoben werden. In Einzelfällen kann es sein, dass Support-Mitarbeiter von Microsoft hinzugezogen werden müssen. In äußerst seltenen Fällen kann es dabei sein, dass nachgelagerte Microsoft Support-Ingenieure auch auf personenbezogene Daten auf Speicherbereichen der SVA zugreifen müssen. Dabei ist eine (ggf. teilweise) Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten nicht auszuschließen. Der Zugriff kann auch aus Drittländern erfolgen, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau i.S.d. DSGVO besteht. In diesem Fall wird das angemessene Datenschutzniveau über einen Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 Abs. 1 Satz 1 DSGVO (U.S. Data Privacy Framework, Datenschutzrahmen EU-USA) gewährleistet, die den betroffenen Personen ähnliche Rechte wie in der EU einräumen. Soweit die Internetseite von Microsoft www.office.com bzw. „Microsoft Teams“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Teams werden auf der Webseite Cookies von Microsoft eingesetzt. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerberpools

In Kürze: Um Sie auch bei zukünftigen Stellenangeboten berücksichtigen zu können, ist es möglich Sie auf freiwilliger Basis in unsere Datenbank (Bewerberpool) aufzunehmen.

Zweck der Verarbeitung: Verwaltung potenzieller Kandidaten für (offene) Positionen in der SVA.

Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet:

Bewerberdaten (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Lebenslauf, Zeugnisse)
Gesundheitsdaten (z. B. Daten zu Gleichstellungen)
Sonstige Daten (z. B. Freiwillige Angabe der Geschlechtszugehörigkeit)

Speicherdauer der personenbezogenen Daten: Aufgrund der Datenminimierung und Aktualität der Daten werden die Daten nach der gegebenen Einwilligung durch die betroffene Person (Bewerber) für 24 Monate gespeichert.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Im Rahmen des Bewerberpool verarbeiten die SVA Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO

„… Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben; …“

Soweit es sich bei Ihren personenbezogenen Daten um besondere Kategorien personenbezogener Daten handelt, erfolgt die Verarbeitung auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO

Grundsätzlich werden keine Gesundheitsdaten durch die SVA abgefragt, allerdings kann es sein, dass eine betroffene Person (Bewerber) Informationen zu diesem in seinen Bewerbungsunterlagen tätigt (z. B. Grad einer gesundheitlichen Einschränkung).

Auftragsverarbeiter, die SVA einsetzt: Wir nutzen für den Bewerbungsprozess die Software rexx. Anbieter dieser Software-Lösung ist rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg.

Weitere Empfänger: Keine

Übermittlungen in Drittländer: Es erfolgt keine Übermittlung an ein Drittland.

Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Prüfung gegen Sanktionslisten im Bewerbungsverfahren

In Kürze: Prüfung von geschäftlichen Beziehungen (inkl. Beschäftigungsverhältnisse und andere Arten von Zuwendungen) gegen die Sanktionslisten. Die auf den Sanktionslisten aufgeführten Unternehmen, Personen und Staaten dürfen keine Zuwendungen erhalten. Dieses Verbot trifft jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, Form oder Tätigkeit. Um diese gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen wird jeder Bewerber vor Einstellung gegen die aktuellen Sanktionslisten geprüft.

Zweck der Verarbeitung: Vermeidung von geschäftlichen Beziehungen zu Personen, die auf den aktuellen Sanktionslisten stehen.

Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet:

Bewerberdaten (z. B. Vorname, Name, Geburtsdatum)

Speicherdauer der personenbezogenen Daten: Nach erfolgter Prüfung und ohne Übereinstimmung wird das Prüfungsergebnis mit den verarbeitenden personenbezogenen Daten sofort gelöscht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Im Rahmen der Prüfung gegen Sanktionslisten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO

Verfolgte Interesse (berechtige Interesse) an der Verarbeitung personenbezogener Daten:

Die SVA hat ein berechtigtes Interesse daran, die Verbote die sich u.a. aus den EU-Normen EG-VO 2580/2001, EU-VO 881/2000; EU-VO 753/2011 ergeben und die Compliance Anforderungen von Kunden und Partner zu erfüllen und Bußgelder gegen das eigene Unternehmen zu vermeiden.

Auftragsverarbeiter, die SVA einsetzt: Wir nutzen für den Bewerbungsprozess die Software rexx. Anbieter dieser Software-Lösung ist rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg.

Weitere Empfänger: Keine

Übermittlungen in Drittländer: Es erfolgt keine Übermittlung an ein Drittland.

Informationen gemäß Artikel 14 Absatz 1 und Absatz 2 DSGVO aufgrund der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Personalvermittler/Headhunter mit denen die SVA zusammenarbeitet.

Zweck der Verarbeitung: Im Rahmen vom Bewerbermanagement/Bewerbungsverfahren verarbeitet die SVA personenbezogene Daten, die beauftragte Personalvermittler bzw. Headhunter, der SVA zur Verfügung stellen.

Nach der Übermittlung der personenbezogenen Daten erfolgt die Verarbeitung, wie in den oben beschriebenen Information nach Art. 13 DSGVO.

Die hier aufgeführten Informationen sind ergänzend für die Zusammenarbeit mit der SVA und Personalvermittler bzw. Headhunter.

Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet:

Bewerberdaten (z. B. Name, Vorname, E-Mail-Adressen (privat), Daten zum bisherigen beruflichen Werdegang, etc.)
Gesundheitsdaten (z. B. Daten zu Gleichstellungen)
Sonstige Daten (z. B. Freiwillige Angabe der Geschlechtszugehörigkeit)

i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO: Keine Löschung bei Notwendigkeit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Im Rahmen des Bewerbermanagement/Bewerbungsverfahren (Personal - Recruiting) verarbeitet die SVA Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

i.V.m § 26 Abs. 1 BDSG (zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung)

Soweit die beauftragten Personalvermittler bzw. Headhunter Bewerbungsunterlagen eines Bewerbers einreichen, die besondere personenbezogene Daten im Sinne des Art. 9 Abs, 1 DSGVO enthalten (z. B. Gesundheitsdaten (z. B. Daten zu Ihrer Gesundheit), erfolgt die Verarbeitung auf folgender Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO

i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG, wenn dies zur „Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich“ ist.

Auftragsverarbeiter, die SVA einsetzt: Wir nutzen für den Bewerbungsprozess die Software rexx. Anbieter dieser Software-Lösung ist rexx systems GmbH, Süderstrasse 75-79, 20097 Hamburg.

Weitere Empfänger: Keine

Übermittlungen in Drittländer: Es erfolgt keine Übermittlung an ein Drittland.

Quelle der personenbezogenen Daten: Ihre personenbezogenen Daten stammen von Personalvermittler bzw. Headhunter die von der SVA beauftragt wurden, potenzielle Kandidaten zu finden, um die offenen Stellen innerhalb der SVA besetzen zu können.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Personalvermittler bzw. Headhunter sind diese eigenständige Verantwortliche und müssen Sie entsprechend Ihrer Verarbeitung selbstständig informieren.

Ihre Rechte

Recht auf Auskunft

Sie als betroffene Person haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO einzeln aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zutrifft, zum Beispiel wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung und „Vergessenwerden“).

Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, zum Beispiel wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

Recht auf Datenübertragung

Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit, etwa mittels E-Mail an personal@sva.de, zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Beschwerderecht

Sie haben dazu unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. Für die SVA zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 – 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Ihr Widerspruchsrecht

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, gemäß des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung richtet.

Sollten Sie Widerspruch, gegen eine Verarbeitung, die auf Basis des berechtigten Interesses der SVA durchgeführt wird, einlegen, muss Ihnen bewusst sein, dass (je nach Verarbeitung):

Digitale Zusatzangebote wie, Videointerview nicht stattfinden können oder
die SVA Ihre Bewerbung nicht weiter berücksichtigen kann und eine Einstellung nicht möglich ist.

Möchten Sie von Ihrem Recht Gebrauch machen, so stellen Sie bitte den Antrag schriftlich, per Post oder per E-Mail an personal@sva.de.