Betroffenenrechte Art. 13 und Art. 14 DSGVO

Inhalt

1    Datenschutzhinweise für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen in der SVA
2    Begriffsbestimmungen
2.1    Was sind personenbezogene Daten?
2.2    Was ist eine „betroffene Person“ gemäß der DSGVO?
3    Kontaktdaten des Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten und Datenschutzteams
3.1    Kontaktdaten des Verantwortlichen
3.2    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
3.3    Kontaktdaten der Datenschutzabteilung
4    Informationspflichten (nach Art.13 DSGVO)
4.1    Zweck(e) der Verarbeitung
4.2    Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet
4.3    Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung(en)
4.4    Speicherdauer der personenbezogenen Daten
4.5    Weitere Empfänger
4.6    Übermittlung in Drittländer
5    Informationspflichten (nach Art.14 DSGVO)
5.1    Zweck der Verarbeitung
5.2    Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet
5.3    Rechtsgrundlage der Verarbeitung
5.4    Speicherdauer der personenbezogenen Daten
5.5    Weitere Empfänger
5.6    Übermittlung in Drittländer
5.7    Quelle der personenbezogenen Daten
6    Ihre Rechte
6.1    Recht auf Auskunft
6.2    Recht auf Berichtigung
6.3    Recht auf Löschung
6.4    Recht auf Einschränkung
6.5    Recht auf Datenübertragung
6.6    Widerrufsrecht
6.7    Beschwerderecht
6.8    Ihr Widerspruchsrecht
6.9    Geltendmachung der Betroffenenrechte

1 Datenschutzhinweise für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen in der SVA

Wir, die SVA System Vertrieb Alexander GmbH, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Bearbeitung von Betroffenenanfragen gemäß Artt. 15-22, 11 Abs. 2 sowie 12 Abs. 6 DSGVO. Welche personenbezogenen Daten im Einzelnen durch uns verarbeitet werden, bestimmt sich maßgeblich durch Ihre Beziehung zu unserem Unternehmen. Dementsprechend werden gegebenen-falls nur bestimmte Teile dieser Datenschutzhinweise auf Sie zutreffen. m Rahmen unserer datenschutz-rechtlichen Verantwortlichkeit wurden uns durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679; nachfolgend: "DSGVO") zusätzliche Pflichten auferlegt, um die Transparenz hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten der von einer Verarbeitung betroffenen Person sicherzustellen. Wir sprechen Sie als betroffene Person nachfolgend auch mit "Kunde", "Sie", "Ihnen" oder "Betroffener" an.

Sofern wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbei-tung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie, als betroffene Person, transparent über Art, Um-fang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren Diese Informationspflichten (nach Art. 13 DSGVO) sind im Folgenden dargelegt und gelten für das gesamte Verfahren der Bearbei-tung von Betroffenenrechten durch SVA.

2 Begriffsbestimmungen

2.1 Was sind personenbezogene Daten?

Gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind unter personenbezogene Daten alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbare Person wird eine natürliche Person bezeichnet, welche direkt, aber auch indirekt, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie Namen, Identifikationsnummer, Standort oder einem und/oder mehrerer besonderer Merkmale identifiziert werden kann. Folglich ist nahezu jede Information, durch welche sich die Identität einer Person ableiten lässt, ein personenbezogenes Datum. Konkrete Beispiele hierfür sind neben Vor- und Nachnamen auch E-Mail-Adresse, Anschrift oder IP-Adresse.

2.2 Was ist eine „betroffene Person“ gemäß der DSGVO?

Im Datenschutz sind hierunter natürliche Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, zu verstehen – also von dieser Verarbeitung ihrer Daten „betroffen“ sind. Betroffene Personen stehen bestimmte Rechte („Betroffenenrechte“) zu, die ihnen durch die DSGVO eingeräumt werden, um den Schutz ihrer Privatsphäre und ihrer Persönlichkeitsrechte sicherzustellen. Macht eine betroffene Person ein solches Betroffenenrecht uns gegenüber geltend (“Anfrage“, „Betroffenenanfrage“), so muss die SVA unter Einhaltung der jeweils geltenden Fristen tätig werden und dieser Betroffenenanfrage nachkommen. Jedoch muss die SVA auch bestimmte Daten verarbeiten, um dieser Pflicht zur fristgerechten Bearbeitung der Anfrage nachkommen zu können. Hierzu dienen die folgenden Datenschutzhinweise für die Bearbei-tung von Betroffenenanfragen in der SVA:

3 Kontaktdaten des Verantwortlichen, Datenschutzbeauftragten und Datenschutzteams

3.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 06122 536-0
Telefax: +49 06122 536 399
E-Mail: mail@sva.de
Geschäftsführung: Philipp Alexander, Sven Eichelbaum

3.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter
SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 6122 536-0
E-Mail: dsb@sva.de

3.3 Kontaktdaten der Datenschutzabteilung

Datenschutz
SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden
Deutschland
Telefon: +49 6122 536-0
E-Mail: datenschutz@sva.de

4 Informationspflichten (nach Art.13 DSGVO)

4.1 Zweck(e) der Verarbeitung

Aufnahme, Bearbeitung und Dokumentation der jeweiligen Betroffenenanfragen, wie bspw. Auskunftser-suchen oder Löschersuchen sowie zum Nachweis der vollständigen und fristgerechten Bearbeitung von Betroffenenanfragen („Rechenschaftspflicht“).

4.2 Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet

Allgemeine Personendaten (z. B. Vorname, Name, Kontaktdaten)
E-Mail-Daten (z. B. Informationsinhalte der E-Mail, Sender, Empfänger, Datei-Anhänge)
Identifikationsdaten (Zusätzliche personenbezogene Daten, die wir benötigen, um eine natürli-che Person eindeutig zu identifizieren, falls eine eindeutige Identifikation nicht möglich ist. Wir verwenden diese Daten nur, um sicherzustellen, dass wir die betroffene Person eindeutig identifi-zieren.)
Sonstige Daten (in Abhängigkeit der in Anspruch genommenen Betroffenenrechte: Jegliche von der betroffene Person übermittelte oder durch SVA bereitzustellende Daten, und ggf. wie die zu-sammengeführten Daten in einem maschinenlesbaren und gängigen Format (Word, Excel, CSV, XML oder JSON als verschlüsselte Datei sowie ggf. mündlich)

4.3 Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung(en)

Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO:

„… die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, welcher der Verantwortli-che unterliegt; …“

a) Die rechtliche Verpflichtung bei der der Bearbeitung von Betroffenenanfragen ergibt sich aus den jeweiligen Betroffenenrechte(n) (Artt. 15-22 DSGVO) auf die sich eine Anfrage bezieht und ggf. die Pflicht bzw. das Recht zur Identifikation der betroffenen Person (Artt. 11 Abs. 2 und 12 Abs. 6 DSGVO).

b) Die rechtliche Verpflichtung bei der Identifikation der anspruchsberechtigten betroffenen Person: Um sicherzustellen, dass die Betroffenenanfrage legitim ist, kann es möglich werden, dass wir Ihre Identität nach Art. 11 Abs. 2 DSGVO durch Anforderung einer Kopie eines amtlichen Ausweisdokuments verifizieren müssen. Auch andere Identifikationsmöglichkeiten nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO (bspw. Abfrage unternehmensinterner Informationen wie Mitarbeiternummer und E-Mail-Adresse) sind denkbar. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei der Übersendung ei-ner Ausweiskopie an uns das Schwärzen jener Felder, die für die Bearbeitung Ihrer Betroffenen-anfrage irrelevant sind, zulässig ist (vgl. § 18 Abs. 3 PassG). Die Art und Weise der erforderlichen Identifikation wird im Einzelfall durch unser Datenschutzteam beurteilt und gem. dem Grundsatz der Datenminimierung umgesetzt. Somit ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zwecks Identifikation zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) erfor-derlich. Die Daten Ihres Ausweisdokuments werden nur durch Mitglieder unseres Datenschutz-teams und im Zuge der im Einzelfall erforderlichen Identifikation eingesehen und nach Prüfung und/oder Identifikation datenschutzkonform gelöscht.

i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO

„… die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich…“

wenn im Rahmen der Bearbeitung einer Betroffenenanfrage besondere personenbezogenen Daten ver-arbeitet werden (z. B. übermittelte personenbezogenen Daten an die betroffene Person im Rahmen eines Auskunftsersuchens).

Hier geht es um Geltendmachung von Betroffenenrechte für die betroffenen Person, dabei unterstützt die verantwortliche verarbeitende Stelle und zum anderem muss die SVA einen Nachweis besitzen, damit die SVA die jeweilige Betroffenenanfragen datenschutzkonform bearbeitete sowie der Rechenschaftspflicht nachkommt gemäß DSGVO.“

4.4 Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Standardmäßig löscht die SVA, die im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen verarbeitenden personenbezogenen Daten, drei Jahre nach vollständigem Abschluss der jeweiligen Betroffenenanfragen automatisiert. Während dieser drei Jahre werden die personenbezogenen Daten eingeschränkt verarbei-tet (gesperrt), das heißt, die im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten werden zwar noch gespeichert, aber nicht mehr auf andere Weise verarbeitet und sind grundsätz-lich nur dem Datenschutzteam zugänglich.

Die Speicherdauer ergibt sich zum einen aus der rechtlichen Verpflichtung der SVA die Einhaltung der fristgerechten und rechtskonformen Bearbeitung von Betroffenenanfragen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c) i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)) und zum anderen, da diese zur Gel-tendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO) notwen-dig sind. Dies ergibt sich daraus, dass die Nichterteilung einer Auskunft nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO bußgeldbewehrt ist und die Verfolgungsverjährungsfrist für diesen Fall gem. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG drei Jahre beträgt. Darüber hinaus sind privatrechtliche Ansprüche der regelmäßigen Verjährungsfrist von ebenfalls drei Jahren gem. §195 BGB unterworfen.

Die Daten Ihres Ausweisdokuments werden nur durch Mitglieder unseres Datenschutzteams und im Zuge der im Einzelfall erforderlichen Identifikation eingesehen und nach Prüfung und/oder Identifikation daten-schutzkonform gelöscht.

4.5 Weitere Empfänger

Keine

4.6 Übermittlung in Drittländer

Keine. Wir verarbeiten Ihre Daten innerhalb des EWR/der EU.

5 Informationspflichten (nach Art.14 DSGVO)

5.1 Zweck der Verarbeitung

Aufnahme, Bearbeitung und Dokumentation der jeweiligen Betroffenenanfragen, wie bspw. Aus-kunftsersuchen oder Löschersuchen sowie zum Nachweis der vollständigen und fristgerechten Bearbei-tung von Betroffenenanfragen („Rechenschaftspflicht“).

5.2 Personenbezogene Daten, die SVA verarbeitet

Allgemeine Personendaten (z. B. Vorname, Name, Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer))
E-Mail-Daten (z. B. Informationsinhalte der E-Mail, Sender, Empfänger, Datei-Anhänge)
Identifikationsdaten ((Zusätzliche personenbezogene Daten, die wir benötigen, um eine natürli-che Person eindeutig zu identifizieren, falls eine eindeutige Identifikation nicht möglich ist. Wir verwenden diese Daten nur, um sicherzustellen, dass wir die betroffene Person eindeutig identifizieren.))
Sonstige Daten (in Abhängigkeit der in Anspruch genommenen Betroffenenrechte: Jegliche von der betroffenen Person oder eines bevollmächtigten Dritten übermittelte oder durch SVA bereit-zustellende Daten, und ggf. wie die zusammengeführten Daten in einem maschinenlesbaren und gängi-gen Format (Word, Excel, CSV, XML oder JSON als verschlüsselte Datei sowie ggf. mündlich)

5.3 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO:

„… die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, welcher der Verantwortli-che unterliegt; …“

a) Die rechtliche Verpflichtung bei der der Bearbeitung von Betroffenenanfragen ergibt sich aus den jeweiligen Betroffenenrechte(n) (Artt. 15-22 DSGVO) auf die sich eine Anfrage bezieht und ggf. die Pflicht bzw. das Recht zur Identifikation der betroffenen Person (Artt. 11 Abs. 2 und 12 Abs. 6 DSGVO).

b) Die rechtliche Verpflichtung bei der der Identifikation der anspruchsberechtigten betroffe-nen Person: Um sicherzustellen, dass die Betroffenenanfrage legitim ist, kann es möglich werden, dass wir Ihre Identität bzw. die Identität der von Ihnen vertretenen Person nach Art. 11 Abs. 2 DSGVO durch Anforderung einer Kopie eines amtlichen Ausweisdokuments verifizieren müssen. Auch andere Identifikationsmöglichkeiten nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO (bspw. Abfrage unterneh-mensinterner Informationen wie Mitarbeiternummer und Mailadresse) sind denkbar. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei der Übersendung einer Ausweiskopie an uns das Schwärzen je-ner Felder, die für die Bearbeitung Ihrer Betroffenenanfrage irrelevant sind, zulässig ist (vgl. § 18 Abs. 3 PassG). Die Art und Weise der erforderlichen Identifikation wird im Einzelfall durch unser Datenschutzteam beurteilt und gem. dem Grundsatz der Datenminimierung umgesetzt. Somit ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zwecks Identifikation zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) erforderlich. Die Daten Ihres Ausweisdokuments wer-den nur durch Mitglieder unseres Datenschutzteams und im Zuge der im Einzelfall erforderlichen Identifikation eingesehen und nach Prüfung und/oder Identifikation datenschutzkonform gelöscht.

i.V.m, Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO

„… die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit erforderlich…“

wenn im Rahmen der Bearbeitung einer Betroffenenanfrage besondere personenbezogenen Daten verar-beitet werden (z. B. übermittelte personenbezogenen Daten an die betroffene Person im Rahmen eines Auskunftsersuchens.

5.4 Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Die Speicherdauer ergibt sich zum einen aus der rechtlichen Verpflichtung der SVA die Einhaltung der fristgerechten und rechtskonformen Bearbeitung von Betroffenenanfragen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c) i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht)) und zum anderen, da diese zur Gel-tendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO) not-wendig sind. Dies ergibt sich daraus, dass die Nichterteilung einer Auskunft nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO bußgeldbewehrt ist und die Verfolgungsverjährungsfrist für diesen Fall gem. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG drei Jahre beträgt. Darüber hinaus sind privatrechtliche Ansprüche der regelmäßigen Verjährungs-frist von ebenfalls drei Jahren gem. §195 BGB unterworfen.

5.5 Weitere Empfänger

Keine

5.6 Übermittlung in Drittländer

Keine. Wir verarbeiten Ihre Daten innerhalb des EWR/der EU.

5.7 Quelle der personenbezogenen Daten

Rechtsvertreter und juristische Institutionen (Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte • Gerichte, Staatsanwaltschaften • Schiedsgerichtsstellen)
Eltern, Sorgeberechtigte und Vormünder (• Eltern von minderjährigen Kindern (nach § 1626 BGB) • Vormünder nach §§ 1901 ff. BGB • Pflegschafts‑ bzw. Betreuungsbehörden)

6 Ihre Rechte

Als höchstes Gut der DSGVO ist der Schutz personenbezogener Daten natürlicher Personen innerhalb der EU zu sehen. Die DSGVO garantiert nicht nur den Schutz dieser sensiblen Daten, sondern stärkt im Zuge dessen auch die Rechte Betroffener. In den Artt. 12 ff. DSGVO ist aufgeführt, welche Rechte den betroffenen Personen im Rahmen der Verarbeitung ihrer Daten haben:

6.1 Recht auf Auskunft

Sie als betroffene Person haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu ver-langen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO einzeln auf-geführten Informationen.

6.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden un-richtigen personenbezogenen Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

6.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezo-genen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zu-trifft, zum Beispiel wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Lö-schung und „Vergessenwerden“).

6.4 Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, zum Beispiel wenn Sie Wider-spruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

6.5 Recht auf Datenübertragung

Sie haben gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).

6.6 Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten nach Artt. 6 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO jederzeit zu widerrufen. Hierdurch wird die Rechtmäßigkeit, der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung nicht berührt. (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Den Widerruf können Sie bspw. mittels E-Mail an datenschutz@sva.de geltend machen.

6.7 Beschwerderecht

Sie haben dazu unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbe-helfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verar-beitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeits-platzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. Für die SVA zuständige Aufsichts-behörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 – 0

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

6.8 Ihr Widerspruchsrecht

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, gemäß des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutz-würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

6.9 Geltendmachung der Betroffenenrechte

Betroffene können die Art des Telekommunikationsweges hinsichtlich ihrer Anfrage selbst wählen. Bei elektronischen Anfragen (bspw. via E-Mail) erfolgt die Auskunft ebenfalls elektronisch.