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E-Invoicing SAP®

Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und sparen Sie Zeit, Kosten und Ressourcen!

Was ist B2B E-Invoicing?

B2B-E-Invoicing (Business-to-Business-Elektronische Rechnungsstellung) bezeichnet den digitalen Aus-tausch von Rechnungen zwischen Unternehmen über elektronische Systeme. Im Gegensatz zur traditio-nellen Papierrechnung wird beim E-Invoicing die Rechnung in einem standardisierten digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet, oft mithilfe von speziellen E-Invoicing-Plattformen oder ERP-Systemen.

Warum auf B2B E-Invoicing umstellen?

In Deutschland sollten Rechnungen auf B2B E-Invoicing umgestellt werden, weil es gesetzliche Anforde-rungen gibt, die zunehmend den elektronischen Austausch von Rechnungen vorschreiben, insbesondere im öffentlichen Sektor (Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU). Das Wachstumschancengesetz wurde am 22. März 2024 vom deutschen Bundesrat verabschiedet. Es führt eine neue Definition von “elektronischer Rechnung” ein, die nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und zudem eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. “Andere Rechnungen” haben ein anderes elektronisches Format, (z.B. PDF, cXML) oder werden auf Papier übermittelt.

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Zeitplan zur Einführung der inländischen B2B E-Invoicing in Deutschland

2025 | Käufer müssen E-Rechnungen gemäß EN 16931 empfangen können:

Lieferanten können weiterhin Rechnungen in anderen Formaten oder Syntaxen ausstellen (z.B. Papier, PDF, cXML)
Bis jetzt ist der Übermittlungsweg der E-Rechnung nicht vorgeschrieben
Die Behörden sind nicht am Rechnungsfluss von Lieferant und Käufer beteiligt (kein Portal oder Clearingprozess)

2027 | Lieferanten mit einem Umsatz > 800.000 EUR müssen E-Rechnungen (EN 16931) ausstellen:

Käufer müssen E-Rechnungen gemäß EN 16931 empfangen können
Lieferanten mit einem Umsatz > 800.000 EUR dürfen keine Rechnungen mehr in anderen Formaten oder Syntaxen ausstellen (z.B. Papier, PDF, cXML)
EDI-Rechnungen, die nicht EN 16931 entsprechen, sind weiterhin zulässig

2028 | Alle Lieferanten müssen B2B E-Rechnungen ausstellen:

Jede deutsche inländische B2B Rechnung muss gemäß EN 16931 ausgestellt und empfangen werden
Deutsche Lieferanten dürfen keine Rechnungen mehr in anderen Formaten ausstellen (z.B. Papier, PDF, cXML)
EDI-Rechnungen, die nicht EN 16931 entsprechen sind nicht mehr zulässig

Vorteile der E-Rechnung

Reduzierung von Druck- und Papierkosten: Da die Rechnungen elektronisch übermittelt werden, entfallen Kosten für Papier, Druck und Versand.
Geringere Personalkosten: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand für manuelle Dateneingabe und -prüfung, was Personalkosten senkt.
Schnellere Rechnungsverarbeitung: E-Rechnungen werden sofort an den Empfänger über-mittelt und können direkt im System weiterverarbeitet werden, was die Durchlaufzeiten re-duziert.
Weniger Fehler durch Automatisierung: E-Rechnungen verringern Eingabefehler, da Informationen direkt und korrekt in die Systeme eingespeist werden.
Standardisierte Formate: Durch die Verwendung standardisierter Formate (wie XML oder Peppol) wird die Konsistenz der Daten gewährleistet.
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: E-Invoicing unterstützt Unternehmen dabei, Vorschriften wie die EU-weite Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen einzuhalten.

Sichere Aufbewahrung: E-Rechnungen können revisionssicher archiviert werden, was den gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung entspricht.
Echtzeit-Datenverfügbarkeit: Unternehmen können in Echtzeit auf Rechnungsdaten zugreifen, was die Überwachung und Analyse erleichtert.
Nachverfolgbarkeit: Jede Rechnung kann vollständig nachverfolgt werden, was die Transparenz erhöht und potenzielle Betrugsversuche erschwert.
Verkürzte Zahlungsfristen: Da E-Rechnungen schneller verarbeitet werden, können auch Zahlungen schneller erfolgen, was den Cashflow verbessert.
Automatisiertes Mahnwesen: Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht die automatische Erstellung von Mahnungen bei Zahlungsverzug.
Umweltfreundlich: Durch den Wegfall von Papier und physischen Transportwegen verrin-gern E-Rechnungen den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens.

Wie der Austausch von elektronischen Rechnungen funktioniert?

Beispielprozess für elektronischen Rechnungsaustausch über PEPPOL-Netzwerk:

Elektronischer Rechnungsaustausch per E-Mail (ZUGFeRD)

Beispielprozess für elektronische Rechnung per E-Mail

Hinweis: Der Kunde ist dafür verantwortlich, den Konverter oder das Tool zu mieten, das die Rechnungen konvertiert. Aber keine Sorge, die SVA hilft Ihnen bei der Analyse, welcher Partner und welches Tool für Sie am bes-ten geeignet ist. Werden auch Sie Teil der digitalen Zukunft der Rechnungsstellung! Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung und erfahren Sie, wie Sie mit B2B E-Invoicing Zeit und Geld sparen können.