Klinikum Aschaffenburg-Alzenau setzt zukünftig auf UiPath RPA-Lösung.

Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Die gemeinnützige Klinikum Aschaffenburg-Alzenau GmbH ist ein modernes Unternehmen an den beiden Standorten Aschaffenburg und Alzenau. Es gehört mit fast 2.500 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf 1.863 Vollstellen zu den größten Unternehmen am Bayerischen Untermain. Während man in Aschaffenburg mit hoher Kompetenz Notfälle versorgt und die medizinische Schwerpunktversorgung für die Patienten aus der Region sichert, fokussiert man in Alzenau auf vier medizinische Abteilungen: die Geriatrische Reha, Kooperationsärzte und eine Basis-Notfall-Versorgung.

Herausforderung

Im Klinikbetrieb blickt die IT auf eine Vielzahl von Prozessen, die optimiert werden können und die im Verantwortungsbereich von Ärzten, Pflegenden, Abrechnenden und weiteren administrativ arbeitenden Mitarbeitenden liegen. Im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau stand das Herzstück eines digitalisierten Krankenhauses, das Krankenhausinformationssystem (KIS), mit den anhängigen Modulen im Fokus. Mittels einer Lösung für Robotic Process Automation (RPA) wurden dort die Workflows automatisiert und so die Administration wesentlich erleichtert.

Allerdings hatte der Anbieter der bisher genutzten Software grundlegende Bestandteile verändert, zwang die User zur Anpassung der Prozesse und auch zu einem für den Kunden nachteiligen Lizenzmodell. Daher wurde eine neue, passgenaue, einfacher zu bedienende RPA-Lösung gesucht, die kostengünstiger ist und zur schnelleren, robusteren und nutzerfreundlicheren Entwicklung von Prozessen beiträgt. Ziele des Gesamtprojekts waren in erster Linie die Migration aller bisherigen Prozesse, der Aufbau von Know-how und die Etablierung von Best Practices und Frameworks.

Lösung

Die SVA-Experten konnten zunächst in einem Proof of Concept zeigen, dass die RPA-Software des Herstellers UiPath in vielen Bereichen – wie Intuitivität, Anwenderfreundlichkeit, Debugging, Laufzeit und allgemeiner Architektur – der bislang eingesetzten Lösung überlegen ist und optimal zu den Anforderungen des Klinikums passt. Die grundsätzlichen Vorteile von RPA liegen auf der Hand: Repetitive und digitale Prozesse können teilweise oder vollständig durch Softwareroboter automatisiert werden. Bots imitieren dabei menschliche Aktionen und agieren wie Menschen mit der Benutzeroberfläche der Nutzeranwendungen. Dabei ist RPA regelbasiert und verwendet strukturierte Daten. Auch die Automatisierung über verschiedene Programme und Plattformen hinweg stellt kein Problem dar. Da die bestehenden Applikationen ohne Weiteres von RPA-Robotern genutzt werden können und auch keine aufwendigen Schnittstellen bereitgestellt werden müssen, ist keine Änderung an der Infrastruktur erforderlich.

Bereits in der Vorbereitung auf die Migration aller 60 Prozesse aus dem Altsystem konnten die SVA-Experten Best Practices der Entwicklung etablieren und auch das inkludierte Standard-Framework des Herstellers (Robotic Enterprise Framework) perfekt auf die Bedürfnisse des Klinikums abstimmen. Das Framework sorgt nun dafür, dass Bots sehr einfach und schnell entwickelt werden können und dabei keine Einbußen bei Robustheit, Logging und weiteren Standardkomponenten wie Error- und Transaktions-Handling erfahren. Im Zuge der Migration konnten außerdem die bereits vorhandenen Automatisierungen verschlankt, teilweise auch konsolidiert und somit Prozesse optimiert werden.

Fazit

SVA konnte dem Klinikum Aschaffenburg-Alzenau mit der Empfehlung von UiPath zu Kosteneinsparungen verhelfen und es während des gesamten Migrationsprozesses kompetent begleiten – auch mit kurzfristigen Problemlösungen bei schwierigen Fragen zur Automatisierung komplexer Szenarien. Durch die Schulung der Fachanwender und das Enablement zum Bauen erster Bots in UiPath unterstützten die SVA-Experten den Know-how-Aufbau im RPA-Team des Klinikums, sodass Automatisierungen durch Fachanwender bereits während des laufenden Projekts in Eigenregie erstellt werden können.

Uns war von Anfang an klar, dass so ein Projekt ein erheblicher Kraftakt ist und nur mit einem sehr guten Partner realisiert werden kann – und da hat sich SVA als richtige Wahl herausgestellt. Ich freue mich insbesondere darüber, dass wir für jede Problemstellung während der Migration eine gute, schnelle Lösung finden konnten. Die Kompetenzen von SVA im Bereich der Prozessautomatisierung haben im Ergebnis zu einer gelungenen Migration geführt.

Christoph Brugger, RPA-Verantwortlicher in der IT des Klinikums Aschaffenburg-Alzenau