FLEXA startet mit Microsoft Copilot in die KI-Journey

SVA Kompetenz für Microsoft und Adoption & Change Management unterstützt die erfolgreiche Einführung.

Die FLEXA GmbH mit Sitz in Hanau ist ein inhabergeführtes Unternehmen, das seit über 75 Jahren Kabelschutzschläuche und Kabelschutzsysteme herstellt. Das Produktportfolio umfasst verschiedene Lösungen für Anwendungen in der Industrie, im Schienenfahrzeugbau, in den Bereichen erneuerbare Energien und Medizin – darunter Schutzschläuche für Sensorleitungen, Feuerschutzschläuche, EMVAbschirmungen, Führungsketten sowie Schlauchhalter- und Absaugesysteme.

Einführung einer Datenschutzkonformen KI-Lösung

FLEXA hat frühzeitig das Potenzial der Integration von Künstlicher Intelligenz in Unternehmensprozesse erkannt. Im Vordergrund standen die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Effizienzsteigerung individueller Aufgaben sowie eine barrierefreie, internationale Zusammenarbeit. Der Bedarf an einer KI-Lösung wurde bereits in mehreren Abteilungen identifiziert, wobei insbesondere die IT-Abteilung eine hohe Bereitschaft zur Implementierung innovativer Technologien zeigte. Zur Vermeidung einer unkontrollierten Schatten-KI entschied sich das Unternehmen, den Schwerpunkt auf Microsoft 365 Copilot zu legen, um die bestehende Microsoft 365-Umgebung gezielt um KI-Funktionen zu erweitern. Ziel war es, gemeinsam mit einer ausgewählten Pilotgruppe systematisch konkrete Mehrwerte durch den Einsatz von KI zu erheben und zu evaluieren.

Microsoft 365 Copilot bringt viele Vorteile für FLEXA: Die KI-Lösung ist in Microsoft- Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und Loop integriert. Die Software unterstützt unter anderem beim automatischen Erstellen von Textentwürfen mit Stiloptimierung, bietet Zusammenfassungen von Teams-Meetings inklusive Aufgabenlisten, hilft in PowerPoint bei der Folienerstellung auf Basis von Prompts und fasst längere E-Mail-Verläufe zusammen. Copilot verwendet zudem die bestehenden Sicherheits-, Compliance- und Datenschutzrichtlinien sowie -konfigurationen des Microsoft 365-Mandanten, um Informationen und Daten gemäß den Vorgaben des EU AI Act KI-gestützt zu verarbeiten und zu schützen.

Mit dem Copilot Studio ist es FLEXA außerdem künftig möglich, individuelle KIAgenten zu entwickeln, die gezielt auf interne Daten und Prozesse abgestimmt sind. Diese Agenten können automatisierte Workflows steuern und unternehmensspezifisches Wissen effektiv nutzen. Die Integration natürlicher Spracheingabe gewährleistet eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung – auch ohne technisches Fachwissen – und trägt insbesondere in der internationalen Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu signifikanten Zeitersparnissen bei.

Mit dem Blick in die Zukunft eröffnet der Einsatz von Copilot für FLEXA nicht nur Wettbewerbsvorteile durch datenbasierte Entscheidungsfindung und Automatisierung. Die beschleunigte Informationsbeschaffung und optimierte Kommunikation führen gleichzeitig zu einer gesteigerten Produktivität. Darüber hinaus demonstriert die Implementierung einer KI-Lösung eine strategische Innovationsbereitschaft und Zukunftsorientierung, was die Arbeitgeberattraktivität nachhaltig erhöht.

Die SVA Experten wurden frühzeitig in dieses Projekt eingebunden, um die Implementierung von Microsoft 365 Copilot bei FLEXA strategisch und operativ zu begleiten. So sollten die Mitarbeitenden auf die Nutzung vorbereitet werden, technische Grundlagen vermittelt bekommen und eine nachhaltige Einführung durch gezielte Change-Maßnahmen sichergestellt werden.

Dazu entwickelten die SVA ACM-Spezialisten zunächst ein durchdachtes Rollout- Konzept und einen Kick-off-Workshop, in dem sowohl die technischen Grundlagen als auch konkrete Use Cases vorgestellt wurden. Mit der Power-App „Prompt Buddy“ konnte dabei auch ein Tool zur Unterstützung bei der effektiven Nutzung von Copilot durch gezielte Prompting-Hilfen gezeigt werden. Eine Copilot-Grundlagenschulung war dann didaktisch klar aufgebaut und adressierte sowohl technische als auch anwendungsbezogene Aspekte. Dazu gehörten Funktionsweise und Datenquellen, konkrete Anwendungsfälle in den Office Apps, Teams, Outlook sowie interaktive Elemente wie Gruppen-Brainstorming, Prompt-Übungen und die Vermittlung von Prompting-Techniken.

Parallel etablierte das Team ein begleitendes Format mit virtuellen Sprechstunden im Zwei-Wochen-Rhythmus, die von einem Consultant mit technischem Background ebenso wie von Adoption & Change Consultants moderiert wurden. Von den Mitarbeitenden gefundene Use Cases wurden in der Gruppe bearbeitet und Lösungsmöglichkeiten auf Basis von verschiedenen Microsoft 365-Funktionen sowie gutem Prompting vertieft und dokumentiert. Diese Zusammenarbeit führte zu einem schnellen, einheitlichen Aufbau von Kompetenz über mehrere Abteilungen im Unternehmen hinweg. Wesentliche Faktoren für das erfolgreiche ACM waren zudem die kontinuierliche Kommunikation über ein gemeinsames Teams-Team mit der Beantwortung von Fragen und die Förderung von Eigeninitiative nach dem Motto „probieren, probieren, probieren“.

Die deutlich sichtbaren Vorteile von Copilot liegen für FLEXA zum einen in einer optimierten, intelligenten Datenanalyse, die eine schnellere Entscheidungsfindung durch datenbasierte Insights ermöglicht. Auch Produktentwicklung und Marketing werden nun durch Recherchen und Vorschläge unterstützt. Dazu kommt eine Effizienzsteigerung in der technischen Dokumentation für die komplexen FLEXA Produkte, bei
der sich der manuelle Aufwand stark reduziert hat. Und schließlich hilft Copilot dem international tätigen Unternehmen in der Kundenkommunikation durch das KI-gestützte Überwinden von Sprachbarrieren, Automatisierung und Priorisierung von Aufgaben, was zu einer besseren Kundenbindung führt.

Dank der Unterstützung durch SVA Experten und deren technischer Expertise und Change-Kompetenz ist Copilot bei FLEXA nicht nur ein technisches Tool, sondern ein produktiver Begleiter im Arbeitsalltag geworden. Die Mitarbeitenden wissen, wie sie Copilot effektiv einsetzen können, und haben durch die Schulung und Sprechstunden nicht nur ein solides Verständnis für die Funktionsweise und den Nutzen aufgebaut, sondern auch Begeisterung. Die Lösung wird aktiv genutzt und weiterentwickelt – ein klarer Erfolg für alle Beteiligten und ein optimaler Start in die KI-Journey.