Automatisierte Umfrageauswertung für die Verwaltung in der AWS European Sovereign Cloud (AWS ESC)
Herausforderung
In einer öffentlichen Verwaltung mussten mehrere Hundert Bürger- und Stakeholder-Befragungen in kurzer Zeit ausgewertet werden. Die Rückläufe lagen in unterschiedlichen Formaten vor: teils digital, teils analog auf Papier. Die manuelle Auswertung war entsprechend zeitintensiv, fehleranfällig und band Fachkräfte, die in der Linie für wichtigere Aufgaben benötigt wurden. Gleichzeitig bestand der Anspruch, erste belastbare Praxiserfahrungen mit KI-gestützten Verfahren zu sammeln – als Grundlage, um weitere Digitalisierungsvorhaben strukturiert und faktenbasiert zu priorisieren.
Lösung
SVA entwickelte gemeinsam mit der Verwaltung eine skalierbare, wiederverwendbare Auswertungslösung auf Basis generativer KI – mit der AWS European Sovereign Cloud (AWS ESC) als Ziel- und Betriebsplattform. Der Fokus lag dabei bewusst nicht auf „Technik um der Technik willen“, sondern auf einem praxistauglichen Vorgehensmodell, das die fachliche Wertschöpfung (Zeitgewinn, Qualität, Reproduzierbarkeit) mit Governance bestätigt – ein entscheidender Faktor, gerade in Behördenprojekten.
Use-Case-Scoping, Datenklassifizierung und Zielbild
Zum Start schärfte SVA gemeinsam mit Fachbereich und IT den Use Case: Welche Erkenntnisse werden benötigt (z. B. Themencluster, Sentiment, wiederkehrende Handlungsbedarfe), welche Qualitätskriterien gelten und in welchem Takt müssen Auswertungen vorliegen. Ein zentraler Baustein war die systematische Datenklassifizierung: Welche Inhalte sind ohnehin öffentlich bzw. unkritisch, welche sind personenbezogen und welche müssen vor der Verarbeitung anonymisiert oder ausgeschlossen werden. Das reduziert Risiken, beschleunigt die Freigabeprozesse und sorgt dafür, dass der Use Case belastbar „in Serie“ gehen kann.
Sichere Datenaufnahme und Standardisierung heterogener Eingänge
Die analogen Umfragebögen wurden eingescannt und in strukturierten Text überführt. Parallel wurden digitale Rückläufe (z. B. E-Mail-Text, Formularexporte) in ein einheitliches Datenformat gebracht. Damit entstand eine konsolidierte, auswertbare Datenbasis – unabhängig davon, wie die Antworten ursprünglich eingegangen sind. Ziel war eine robuste Pipeline, die sich künftig ohne projektspezifische Sonderlogik auch auf weitere Befragungen übertragen lässt.
KI-gestützte Extraktion und Analyse über ein Agentensystem
Kern der Lösung ist ein Agentensystem, das Aufgaben arbeitsteilig übernimmt – etwa Datenabruf, Filterung, Extraktion, Verdichtung und Formulierung von Auswertungstexten. Dadurch wird die Analyse nicht nur schneller, sondern auch nachvollziehbarer: Einzelne „Agenten-Schritte“ können gezielt angepasst werden, wenn sich Fragestellungen ändern (z. B. neue Kategorien, andere Aggregationslogik, zusätzliche Plausibilitätschecks). Die Lösung reagiert damit flexibel auf unterschiedliche Auswertungsszenarien – ohne jedes Mal ein neues System „von vorn“ bauen zu müssen.
Nutzerzentriertes Frontend für Fachbereiche
Damit die Lösung im Alltag genutzt wird, entwickelte SVA ein einfaches Frontend, über das Fachanwender mit den Agenten interagieren können. Fachbereiche können so Auswertungen starten, Schwerpunkte setzen und Ergebnisse nachvollziehen, ohne selbst technische Details kennen zu müssen. Dieser Punkt ist in der Verwaltungspraxis besonders relevant: Der fachliche „Sponsor“ sitzt typischerweise nicht in der IT – die Lösung muss daher fachlich steuerbar und verständlich sein.
Betriebskonzept und Governance in der AWS European Sovereign Cloud (AWS ESC)
Für den Betrieb wurde die Lösung so ausgelegt, dass sie die typischen Anforderungen öffentlicher Auftraggeber abdeckt: klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Verschlüsselung, saubere Trennung von Umgebungen (z. B. Entwicklung/Test/Produktion) sowie ein standardisiertes Vorgehen für Changes und Erweiterungen. Die AWS ESC dient dabei als strategische Plattform, um die Umsetzung von KI-Use-Cases mit den Anforderungen an digitale Souveränität, Datenresidenz und Compliance konsistent zu verbinden – ohne den Use Case fachlich zu „überfrachten“.
Ergebnis
Das Projekt wurde kurzfristig umgesetzt und reduzierte den manuellen Auswertungsaufwand um mehrere Wochen. Die Verwaltung erhält deutlich schneller belastbare Auswertungen und kann das System für künftige Befragungen wiederverwenden und schrittweise ausbauen. Besonders positiv bewertet wurden das durchdachte Konzept, die pragmatische Umsetzung und die enge Abstimmung mit SVA über den gesamten Projektverlauf.
