Verfahrensordnung

Diese Verfahrensordnung dient der objektiven, transparenten und zugleich vertraulichen Bearbeitung von Meldungen im Zusammenhang mit dem LkSG. Sie beschreibt, wie eingegangene Meldungen bearbeitet werden und den zeitlichen Ablauf.

Als inhabergeführtes IT-Unternehmen ist SVA System Vertrieb Alexander GmbH Teil der komplexen Lieferketten der ITK-Branche. Diese Lieferketten bergen viele Herausforderungen für Mensch und Umwelt. SVA ist sich der Verantwortung bewusst, die damit einhergeht und hat ihre menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen in einer Grundsatzerklärung festgehalten. Menschen- und Umweltrechte müssen geachtet werden. Um diese Erwartung wirksam umzusetzen, hat SVA ein Beschwerdeverfahren implementiert, das Meldungen über Verletzungen von und Risiken für Menschen- und Umweltrechte ermöglicht.

SVA nimmt Risiken und Verstöße im eigenen Geschäftsbereich und entlang der Lieferkette sehr ernst und fordert sowohl Mitarbeitende als auch Externe auf, Verletzungen und vermutete Verletzungen zu melden.

Wer kann melden?

Sowohl Mitarbeitende als auch Externe können Verletzungen und vermutete Verletzungen von Menschen- und Umweltrechten melden. Externe sind insbesondere, aber nicht ausschließlich, Beschäftigte von unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern und Betroffene.

Was kann gemeldet werden?

Es können vermutete und tatsächliche Verletzungen von Menschen- und Umweltrechten innerhalb des SVA Geschäftsbereichs und entlang der Lieferkette, d. h. bei unmittelbare und mittelbaren Zulieferern gemeldet werden.

Menschenrechte

Vermutete und tatsächliche Menschenrechtsverletzungen, die Gegenstand der Meldung sein können, können sich dabei insbesondere auf die folgenden Aspekte beziehen:

• Kinderarbeit

• Zwangsarbeit

• Sklaverei

• Arbeitsschutz

• Koalitionsfreiheit

• Ungleichbehandlung

• Mindestlohn

• Zerstörung und Entzug natürlicher Lebensgrundlagen

• Einsatz von mangelhaft überwachten und angeleiteten Sicherheitskräften

Umwelt

Vermutete und tatsächliche Umweltbeeinträchtigungen können insbesondere in den folgenden Ausprägungen vorliegen:

• Verstoß gegen ein aus dem Minamata-Übereinkommen resultierendes Verbot bezüglich der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, der Verwendung von Quecksilber/Quecksilberverbindungen beim Herstellungsprozess und der Behandlung von Quecksilberabfällen

• Verstoß gegen das Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien nach Art. 3 Absatz 1 Buchstabe a und Anlage A des Stockholmer Übereinkommens vom 23. Mai 2001 über persistente organische Schadstoffe

• Verstoß gegen das Verbot der Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich der Stockholm-Konvention (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen

• Verstoß gegen das Verbot der Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens

Wo kann gemeldet werden?

E-Mail

Es kann per E-Mail an meldung@sva.de gemeldet werden.

Postalisch

Es kann postalisch an SVA System Vertrieb Alexander GmbH Zentrale Melde- und Beschwerdestelle Borsigstraße 26 65205 Wiesbaden gemeldet werden.

Die eingehenden Meldungen werden von einer unabhängigen und weisungsfrei handelnden Person bearbeitet, die zu Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Schutz der meldenden Person

Die Vertraulichkeit der meldenden Person wird gewahrt. Das stellt SVA sicher, indem SVA eine Meldung ohne Namensnennung ermöglicht. Für den Fall, dass eine Meldung unter dem Klarnamen eingeht, gibt die empfangende Stelle diesen Namen nur mit Einwilligung der meldenden Person weiter. Auf diese Weise gewährleistet SVA auch, dass seitens SVA keine Nachteile für die meldende Person entstehen.

Ablauf?

Schritt 1 – Dokumentation und Eingangsbestätigung

Der Eingang der Meldung wird dokumentiert.

Innerhalb von 7 Werktagen erhält die meldende Person eine Eingangsbestätigung.

Schritt 2 – Vorprüfung

Die eingegangene Meldung wird geprüft.

Die meldende Person wird innerhalb von weiteren 14 Werktagen darüber informiert, ob

a) die Meldung als offensichtlich missbräuchlich eingestuft wurde und daher keine weitere Prüfung erfolgt

oder

b) die Meldung nicht als offensichtlich missbräuchlich eingestuft wurde und daher – unter Wahrung der Vertraulichkeit der meldenden Person – an die zuständige Stelle weitergeleitet wurde.

Schritt 3 – Prüfung

Der der Meldung zugrundeliegende Sachverhalt wird unter Federführung der Menschenrechtsbeauftragten und in Zusammenarbeit mit allen relevanten Akteuren, insbesondere den Betroffenen, aufgeklärt und – soweit möglich – mit der meldenden Person erörtert. Diese Prüfung soll drei Monate betragen, wobei Abweichungen im Einzelfall möglich sind. Die meldende Person wird regelmäßig über den Stand des Verfahrens informiert. Ausschließlich in den Fällen, da die meldende Person keinem Kommunikationsweg zugestimmt hat, wird sie am weiteren Verfahren nicht beteiligt.

Schritt 4 – Abhilfekonzept

Es wird innerhalb eines weiteren Monats ein Abhilfekonzept entwickelt, soweit möglich gemeinsam mit der meldenden Person.

Schritt 5 – Umsetzung

Das Abhilfekonzept wird sodann umgesetzt. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Schritt 6 – Monitoring

Die Umsetzung wird langfristig beobachtet. Ein Jahr nach der Umsetzung wird die Situation ausgewertet und – soweit möglich – der meldenden Person mitgeteilt. Bei Bedarf werden Korrekturmaßnahmen ergriffen.

Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren wird einmal jährlich und anlassbezogen auf seine Wirksamkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst.