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Verfahrensordnung

*Please find the English version below*

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren nach § 8 und § 9 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

 

Diese Verfahrensordnung dient der objektiven, transparenten und zugleich vertraulichen Bearbeitung von Meldungen im Zusammenhang mit dem LkSG. Sie beschreibt, wie eingegangene Meldungen bearbeitet werden und den zeitlichen Ablauf.

Als inhabergeführtes IT-Unternehmen ist SVA System Vertrieb Alexander GmbH (SVA) Teil der komplexen Lieferketten der ITK-Branche. Diese Lieferketten bergen viele Herausforderungen für Mensch und Umwelt. SVA ist sich der Verantwortung bewusst, die damit einhergeht und hat ihre menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen in einer Grundsatzerklärung festgehalten. Menschen- und Umweltrechte müssen geachtet werden. Um diese Erwartung wirksam umzusetzen, hat SVA ein Beschwerdeverfahren implementiert, das Meldungen über Verletzungen von und Risiken für Menschen- und Umweltrechte ermöglicht.

SVA nimmt Risiken und Verstöße im eigenen Geschäftsbereich und entlang der Lieferkette sehr ernst und fordert sowohl Mitarbeitende als auch Externe auf, Verletzungen und vermutete Verletzungen zu melden.

Wer kann melden?

Sowohl Mitarbeitende als auch Externe können Verletzungen und vermutete Verletzungen von Menschen- und Umweltrechten melden. Externe sind insbesondere, aber nicht ausschließlich, Beschäftigte von unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern und Betroffene.

Was kann gemeldet werden?

Es können vermutete und tatsächliche Verletzungen von Menschen- und Umweltrechten innerhalb des SVA Geschäftsbereichs und entlang der Lieferkette, d. h. bei unmittelbare und mittelbaren Zulieferern gemeldet werden.

Menschenrechte

Vermutete und tatsächliche Menschenrechtsverletzungen können sich dabei insbesondere auf die folgenden Aspekte beziehen:

  • Kinderarbeit

  • Zwangsarbeit

  • Sklaverei

  • Arbeitsschutz

  • Koalitionsfreiheit

  • Ungleichbehandlung

  • Mindestlohn

  • Zerstörung und Entzug natürlicher Lebensgrundlagen

  • Einsatz von mangelhaft überwachten und angeleiteten Sicherheitskräften

Umwelt

Vermutete und tatsächliche Umweltbeeinträchtigungen können insbesondere in den folgenden Ausprägungen vorliegen:

  • Verstoß gegen ein aus dem Minamata-Übereinkommen resultierendes Verbot bezüglich der Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, der Verwendung von Quecksilber/Quecksilberverbindungen beim Herstellungsprozess und der Behandlung von Quecksilberabfällen

  •  Verstoß gegen das Verbot der Produktion und Verwendung von Chemikalien nach Art. 3 Absatz 1 Buchstabe a und Anlage A des Stockholmer Übereinkommens über persistente organische Schadstoffe (POPs-Übereinkommen)

  • Verstoß gegen das Verbot der Produktion und/oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich des POPs-Übereinkommens sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen

  • Verstoß gegen das Verbot der Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens

Wo kann gemeldet werden?

E-Mail

Es kann per E-Mail an meldung@sva.de gemeldet werden.

Postalisch

Es kann postalisch an SVA System Vertrieb Alexander GmbH, Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden, z. Hd. der Menschenrechtsbeauftragten gemeldet werden.

Die eingehenden Meldungen werden von einer unabhängigen und weisungsfrei handelnden Person bearbeitet, die zu Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Schutz der meldenden Person

Die Vertraulichkeit der meldenden Person wird gewahrt. Das stellt SVA sicher, indem SVA eine Meldung ohne Namensnennung ermöglicht. Für den Fall, dass eine Meldung unter dem Klarnamen eingeht, gibt die empfangende Stelle diesen Namen nur mit Einwilligung der meldenden Person weiter. Auf diese Weise gewährleistet SVA auch, dass seitens SVA keine Nachteile für die meldende Person entstehen. Nichtautorisierten Personen haben keinen Zugang zu dem Beschwerdeverfahren.

Ablauf?

Schritt 1 – Dokumentation und Eingangsbestätigung

Der Eingang der Meldung wird dokumentiert.

Innerhalb von 7 Werktagen erhält die meldende Person eine Eingangsbestätigung.

Schritt 2 – Vorprüfung

Die eingegangene Meldung wird geprüft.

Die meldende Person wird innerhalb von weiteren 14 Werktagen darüber informiert, ob

a)       die Meldung als offensichtlich missbräuchlich eingestuft wurde und daher keine weitere Prüfung erfolgt

oder

b)      die Meldung nicht als offensichtlich missbräuchlich eingestuft wurde und daher – unter Wahrung der Vertraulichkeit der meldenden Person – an die zuständige Stelle weitergeleitet wurde.

Schritt 3 – Prüfung

Der der Meldung zugrundeliegende Sachverhalt wird unter Federführung der Menschenrechtsbeauftragten und in Zusammenarbeit mit allen relevanten Akteuren, insbesondere den Betroffenen, aufgeklärt und – soweit möglich – mit der meldenden Person erörtert. Diese Prüfung soll drei Monate betragen, wobei Abweichungen im Einzelfall möglich sind. Die meldende Person wird regelmäßig über den Stand des Verfahrens informiert. Ausschließlich in den Fällen, da die meldende Person keinem Kommunikationsweg zugestimmt hat, wird sie am weiteren Verfahren nicht beteiligt.

Schritt 4 – Abhilfekonzept

Es wird innerhalb eines weiteren Monats ein Abhilfekonzept entwickelt, soweit möglich gemeinsam mit der meldenden Person.

Schritt 5 – Umsetzung

Das Abhilfekonzept wird sodann umgesetzt. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Schritt 6 – Monitoring

Die Umsetzung wird langfristig beobachtet. Ein Jahr nach der Umsetzung wird die Situation ausgewertet und – soweit möglich – der meldenden Person mitgeteilt. Bei Bedarf werden Korrekturmaßnahmen ergriffen.

Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren wird einmal jährlich und anlassbezogen auf seine Wirksamkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst.

 

*English version*

Complaints procedure in accordance with sections 8 and 9 of the Act on Corporate Due Diligence Obligations in Supply Chains (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG)

 

These rules of procedure serve to ensure the objective, transparent and confidential processing of complaints in connection with the LkSG. They describe how complaints are processed and the time schedule.

As an owner-managed IT company, SVA System Vertrieb Alexander GmbH (SVA) is part of the complex supply chains of the IT industry. These supply chains pose many challenges for both humans and the environment. SVA is aware of the responsibility that this entails and has set out its human rights-related and environment-related expectations in a policy statement. Human and environmental rights must be respected. In order to implement this expectation effectively, SVA has implemented a complaints procedure that enables violations of and risks to human and environmental rights to be reported.

SVA takes risks and violations in its own business area and along the supply chain very seriously and encourages both its employees as well as third parties to report suspected and actual violations.

Who can report?

Both SVA-employees and third parties can report suspected and actual violations of human and environmental rights. Third parties are in particular, but not exclusively, employees of direct and indirect suppliers and affected parties.

What can be reported?

Suspected and actual violations of human and environmental rights within SVA’s own business area and along the supply chain (direct and indirect suppliers) can be reported.

Human rights

Suspected and actual human rights violations may relate to the following aspects in particular (enumeration not limiting):

  • Child labor

  • Forced labor

  • Slavery

  • Occupational safety

  • Freedom of association

  • Unequal treatment

  • Minimum wage

  • Destruction and deprivation of natural resources

  • Use of inadequately supervised and instructed security forces

Environment

Suspected and actual environmental impairment can take the following forms in particular:

  • Violation of a ban resulting from the Minamata Convention on Mercury (Minamata Convention) regarding the production of mercury-added products, the use of mercury/mercury compounds in the manufacturing process and the treatment of mercury waste

  • Violation of the ban on the production and use of chemicals pursuant to Art. 3(1)(a) and Annex A of the Stockholm Convention on Persistent Organic Pollutants (POPs Convention)

  • Violation of the ban on the production and/or use of substances within the scope of the POPs Convention and environmentally unsound handling of waste containing POP

  • Violation of the ban on the import and export of hazardous waste within the scope of the Basel Convention on the Control of Transboundary Movements of Hazardous Wastes and their Disposal (Basel Convention)

Where can I report?

e-mail

Complaints can be submitted by e-mail to meldung@sva.de.

Postal

Complaints can be submitted by post to SVA System Vertrieb Alexander GmbH, Borsigstraße 26, 65205 Wiesbaden, for the attention of the Menschenrechtsbeauftragte (Human Rights Officer).

The incoming complaints are processed by the Menschenrechtsbeauftragte (Human Rights Officer) who is independent, not bound by instructions and obliged to maintain secrecy.

Protection of the reporting person

The confidentiality of the reporting person is guaranteed. A complaint can be submitted anonymously. If a complaint is received under a real name, the receiving office will only pass on this name with the consent of the person making the complaint. In this way, SVA also ensures that the person making the complaint is not disadvantaged by SVA. Unauthorized employees are denied access to the complaints procedure.

Procedure?

Step 1 - Documentation and confirmation of receipt

The receipt of the complaint is documented.

The reporting person will receive a confirmation of receipt within seven working days.

Step 2 - Preliminary check

The message received is examined.

The reporting person will be informed within a further 14 working days whether

c)       the complaint has been classified as obviously abusive and therefore no further examination will take place

or

d)      the complaint has not been classified as obviously abusive and has therefore been forwarded to the competent body while maintaining the confidentiality of the reporting person.

Step 3 - Investigation

The facts underlying the report are clarified under the direction of the Human Rights Officer and in cooperation with all relevant stakeholders, in particular the persons concerned, and - as far as possible - discussed with the reporting person. This review should take three months, although deviations are possible in individual cases. The reporting person is regularly informed about the status of the procedure. Only in cases where the reporting person has not agreed to any communication channel the person will not be included in the further procedure.

Step 4 - Remedial concept

A corrective action plan will be developed within a further month, if possible together with the reporting person.

Step 5 - Implementation

The remedial concept will be implemented. The implementation is documented.

Step 6 - Monitoring

The implementation is monitored on a long term basis. One year after implementation, the situation is evaluated and – where possible – communicated to the reporting person. Corrective measures are taken if necessary.

Review of the effectiveness of the complaints procedure

The effectiveness of the complaints procedure is reviewed once a year and on an ad hoc basis and adjusted if necessary.