Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie und zum Schutz der Umwelt

Diese Grundsatzerklärung gilt für SVA System Vertrieb Alexander GmbH (SVA), für WZAT Westdeutsches Zentrum für angewandte Telemedizin GmbH (WZAT) und für SVA Software, Inc.

Die Verantwortung für die Umsetzung der Vorgaben aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie die Verantwortung für diese Erklärung obliegt der Geschäftsführung von SVA. Die operative Verantwortung für die Steuerung der Umsetzung des LkSG liegt bei der Abteilung Compliance und Nachhaltigkeit.

Im Rahmen ihrer Verantwortung für die Umsetzung des LkSG gibt die Geschäftsführung von SVA auf der Grundlage von § 6 Abs. 2 LkSG die folgende Grundsatzerklärung ab.

A. Einleitung

SVA gehört zu den führenden IT-Dienstleistern Deutschlands und beschäftigt ca. 2.900 Mitarbeitende an 27 Standorten. Unser unternehmerisches Ziel ist es, hochwertige IT-Produkte führender Hersteller mit Projekt-Know-how, Servicespektrum und Flexibilität zu verknüpfen, um so optimale Lösungen für unsere Kunden zu erarbeiten. Als inhabergeführtes Unternehmen denken wir langfristig und nachhaltig. Mit unserer Tätigkeit sind wir Teil der komplexen Lieferketten der ITK-Branche. Diese Lieferketten bergen viele Herausforderungen für Mensch und Umwelt. Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst, die damit einhergeht, dass unser Geschäft auch auf diesen Lieferketten aufbaut, und handeln entsprechend. Dabei glauben wir, dass nachhaltige Lösungen nicht von heute auf morgen entwickelt werden, sondern durch kleine, aber beständige Schritte entstehen.

B. Bekenntnis

Entsprechend den Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen betrachten wir es als selbstverständlich, geltendem Recht Folge zu leisten, Menschenrechte und Umwelt zu achten und dies in unserem täglichen Handeln umzusetzen, um so die Voraussetzungen für eine wirtschaftlich und ökologisch lebenswerte Zukunft zu schaffen – für die Menschen in unseren Lieferketten, unsere Geschäftspartner und uns.

SVA bekennt sich zu folgenden international anerkannten Standards:

• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen
• Zehn Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen
• Internationaler Pakt über bürgerliche und politische Rechte der Vereinten Nationen
• Internationaler Pakt über wirtschaftliche, soziale und kulturelle Rechte der Vereinten Nationen
• Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation
• Übereinkommen von Minamata über die Herstellung, den Einsatz und/oder die Entsorgung von Quecksilber
• Stockholmer Übereinkommen über die Produktion und/oder Verwendung von persistenten organischen Schadstoffen sowie den nicht umweltgerechten Umgang mit POP-haltigen Abfällen
• Basler Übereinkommen über die grenzüberschreitende Ein -und Ausfuhr gefährlicher Abfälle

C. Beschreibung des Risikomanagements

Wir betreiben ein umfassendes Risikomanagement im Sinne des § 4 LkSG zur Erfassung und Vermeidung von Risiken für Mensch und Umwelt. Dabei werden alle Schritte eines klassischen Risikomanagements durchlaufen: Risikoidentifikation, Risikoanalyse, Risikobewertung und Risikobehandlung. Dieser Prozess unterliegt einer regelmäßigen Überprüfung und Anpassung, um eintretende Veränderungen unverzüglich zu erfassen. Die identifizierten Risiken werden nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit priorisiert.

Zum Zwecke der wirksamen Umsetzung des Risikomanagements haben wir eine Menschenrechtsbeauftragte im Sinne des § 4 Abs. 3 LkSG benannt, die sowohl die Risikoanalyse und das Risikomanagement überwacht und koordiniert als auch regelmäßig an die Geschäftsleitung berichtet. Die Menschenrechtsbeauftragte ist für die Mitarbeitenden des Unternehmens sowie für Externe erreichbar unter der folgenden E-Mailadresse: menschenrechtsbeauftragte@sva.de.

D. Beschreibung der Risikoanalyse

Wir haben eine initiale Risikoanalyse im Sinne des § 5 LkSG vorgenommen.

Die Risikoanalyse für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich hat dabei eine Einstufung im niedrigen Risikobereich ergeben. Risiken wurden hier in Bezug auf Arbeitszeit (§ 5 Abs. 2 Nr. 5 lit.c LkSG) festgestellt.

Die Risikoanalyse für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bei unmittelbaren Zulieferern hat ebenfalls eine Einstufung im niedrigen Risikobereich ergeben. Hier wurden Risiken in Bezug auf Arbeitszeit (§ 5 Abs. 2 Nr. 5 lit.c LkSG) und Ungleichbehandlung aufgrund des Geschlechts (§ 5 Abs. 2 Nr. 7 LkSG) festgestellt.

E. Menschenrechts- und umweltbezogene Erwartungen

Mit unserem Bekenntnis zu den Menschenrechten und zum Schutz der Umwelt geht nicht nur die Fürsorge für unsere Beschäftigten, sondern auch die Erwartung an sie einher, diese Werte zu achten. Dem haben wir mit unseren SVA Verhaltensleitlinien für Beschäftigte Rechnung getragen.

Von unseren Zulieferern erwarten wir, dass sie sich entsprechend unserem SVA Code of Conduct für Geschäftspartner und Lieferanten zur Achtung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt bekennen. Darüber hinaus erwarten wir, dass jeder Zulieferer den jeweiligen Umständen angepasste Mechanismen vorhält, die einen wirksamen Schutz von Menschen- und Umweltrechten gewährleisten. Dieser Schutz muss in angemessener Weise entlang der gesamten Lieferkette adressiert werden. Wir behalten uns vertraglich vor, die Umsetzung unserer Erwartungen zu überprüfen und gegebenenfalls gemeinsam an einem besseren Schutz von Mensch und Umwelt zu arbeiten. Auf der Grundlage der initial durchgeführten Risikoanalyse erwarten wir von unseren Zulieferern insbesondere, dass sie einen Schwerpunkt auf die Beseitigung der Risiken „Arbeitszeit und Ungleichbehandlung aufgrund des Geschlechts“ legen.

F. Präventionsmaßnahmen

Die Ergebnisse der Risikoanalyse bilden die Grundlage für unsere konkreten Präventionsmaßnahmen. Dazu zählen im eigenen Geschäftsbereich insbesondere:

• Wir verfügen über interne Verhaltensleitlinien, mit denen alle Mitarbeitenden insbesondere für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sensibilisiert werden.
• Wir haben eine Abteilung Compliance und Nachhaltigkeit, die die operative Verantwortung für die Umsetzung von Risikomanagement, Beschwerdeverfahren, Prävention und Abhilfe menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Risiken trägt.
• Wir streben danach, durch langfristige Vertragsbeziehungen nachhaltigen Einfluss auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken auszuüben.
• Wir führen interne Schulungen durch, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden Kenntnis von der Grundsatzerklärung und den internen SVA Verhaltensleitlinien haben und diese in ihrer täglichen Arbeit umsetzen.
• Wir führen risikobasiert Kontrollmaßnahmen durch, um zu prüfen, ob die Präventionsmaßnahmen wirksam sind, und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dazu zählen auch Prüfungen durch Externe im Rahmen von Zertifizierungen, wie etwa die Zertifizierung nach ISO 14001.

Präventionsmaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern:

• Bei der Auswahl der unmittelbaren Zulieferer lassen wir uns von unseren menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen leiten. Dabei treffen wir unsere Entscheidungen auf Grundlage der in unserem SVA Code of Conduct für Geschäftspartner und Lieferanten festgelegten Kriterien.
• Wir fordern alle unmittelbaren Zulieferer auf, sich in einem branchenweit anerkannten Portal anzumelden und dort einen dem jeweiligen Zulieferer angepassten Fragenkatalog zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Themen zu beantworten.
• Wir verpflichten unsere unmittelbaren Zulieferer vertraglich, die menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen einzuhalten und ihrerseits entlang der Lieferkette angemessen zu adressieren, wobei wir jeweils die konkreten Umstände des Zulieferers berücksichtigen.
• Wir bieten anlassbezogen Schulungen für unmittelbare Zulieferer an, um diese für die menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen von SVA zu sensibilisieren.
• Wir behalten uns vertraglich vor, regelmäßig und anlassbezogen Kontrollmaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern durchzuführen.

G. Abhilfemaßnahmen

Stellen wir fest, dass die Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht im eigenen Geschäftsbereich bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, ergreifen wir unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen, um die Verletzung zu verhindern oder zu beenden: Wir erstellen in diesem Fall ein Konzept zur Verhinderung oder Beendigung, das einen konkreten Zeitplan, alle erforderlichen Schritte und die Einbeziehung aller betroffenen Stellen des Unternehmens beinhaltet. Das Konzept wird immer anhand des Einzelfalls erarbeitet.

Stellen wir fest, dass die Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflicht bei einem unmittelbaren Zulieferer bereits eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, werden unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder ihr Ausmaß zu minimieren: Wir gehen in diesem Fall auf den betroffenen Zulieferer zu und bemühen uns,  in Kooperation mit ihm ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung der Verletzung zu erarbeiten, das einen konkreten Zeitplan und alle erforderlichen Schritte beinhaltet. Dabei kann die Geschäftsbeziehung vorübergehend ausgesetzt werden, wenn dies erforderlich ist. Eine Beendigung der Geschäftsbeziehung kommt nur gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Betracht. Das Konzept wird immer anhand des Einzelfalls erarbeitet.

Sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch beim unmittelbaren Zulieferer überprüfen wir die Wirksamkeit des jeweils umgesetzten Konzepts mindestens einmal im Jahr und anlassbezogen.

H. Beschwerdeverfahren

Wir haben ein Beschwerdeverfahren eingerichtet, dass zugänglich ist, Vertraulichkeit gewährleistet und vor Benachteiligungen schützt. Es ermöglicht allen Menschen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch unser wirtschaftliches Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder durch das wirtschaftliche Handeln eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers entstanden sind. Die Beschwerde wird durch die zuständige Stelle erfasst und im Austausch mit der beschwerdeführenden Person bearbeitet.

Beschwerden können an die folgende Stelle gemeldet werden, die insbesondere weisungsfrei und zur Verschwiegenheit verpflichtet ist: meldung@sva.de.

Die Verfahrensordnung ist hier hinterlegt.

I. Mittelbare Zulieferer

Das beschriebene Beschwerdeverfahren ermöglicht auch die Meldung von Verstößen durch mittelbare Zulieferer. Sobald wir substantiierte Kenntnisse von einer Verletzung einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht bei einem mittelbaren Zulieferer erlangen, führen wir eine Risikoanalyse durch, ergreifen angemessene Präventionsmaßnahmen, erstellen ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung und setzen dieses um. Wir bemühen uns, in direkten Kontakt mit dem mittelbaren Zulieferer zu treten und diesen entsprechend zu sensibilisieren.

J. Dokumentations- und Berichtspflicht

Wir dokumentieren die Erfüllung der Sorgfaltspflichten aus dem LkSG fortwährend. In Berichten erfassen wir die festgestellten Risiken, ergriffenen Maßnahmen, erzielten Fortschritte und bestehenden Herausforderungen.

Diese Grundsatzerklärung wird regelmäßig und anlassbezogen, insbesondere bei Feststellung einer veränderten Risikolage, aktualisiert.